Według danych HubSpot aż 40% konsumentów posiada minimum 50 nieprzeczytanych wiadomości e-mailowych. Co te liczby mówią o naszym sposobie funkcjonowania?
Zdaniem Elisendy Ardèvol, profesor nauk humanistycznych, liczba maili, które otrzymujemy, jest tak duża, iż codzienne panowanie nad nimi staje się niewykonalne. Do skrzynek trafiają masowo spersonalizowane treści, które w praktyce kilka dla nas znaczą. Sami też zapisujemy się na newslettery, które z czasem zaczynają być kolejnym ciężarem.
Psycholog José Antonio Tamayo zauważa, iż każdego dnia jesteśmy zasypywani wiadomościami, co potęguje konieczność nieustannej selekcji i podejmowania decyzji. Dla wielu osób odkładanie tych czynności jest sposobem na oszczędzanie energii. Zjawisko to bywa powiązane z prokrastynacją, unikaniem obowiązków, a czasem choćby z lękiem.
Badania dotyczące tego, jak radzimy sobie z nadmiarem e-maili, zyskują na znaczeniu, zwłaszcza iż poczta elektroniczna wciąż umacnia swoją pozycję. Przykładowo, analizy pokazują, iż chętniej odpowiadamy na wiadomości oznaczone jako pilne, natomiast te niewymagające natychmiastowej reakcji odkładamy na później.
Interesujące są także badania z 2025 roku, które wskazują, iż cyfrowy nieporządek wiąże się z tzw. „zanikami poznawczymi”, czyli drobnymi błędami w czynnościach, które zwykle wykonujemy bez trudu. Wnioski te nie zaskakują: stały napływ maili przekłada się na podwyższony poziom stresu.
Jak podkreśla Matt Balogh, badacz zajmujący się dokumentami elektronicznymi, w tym chaosie często ukrywają się istotne pliki. Faktury, paragony, gwarancje, dokumentacja medyczna czy potwierdzenia ubezpieczenia jeszcze 30 lat temu miały formę papierową. Dziś zwykle są załącznikami do e-maili.
Jedno z badań wykazało, iż 69% respondentów pozostawia pliki w wiadomościach e-mail, a jedynie 29% decyduje się na ich pobranie i zapisanie na własnym komputerze.
Samo pobranie to jednak jedno, a adekwatne uporządkowanie plików to zupełnie inna sprawa. Dlatego Balogh analizował, w jaki sposób ludzie organizują dokumenty w folderach. Zauważono, iż osoby, które nie wprowadziły w tym zakresie porządku, częściej doświadczały problemów wynikających z braku kontroli nad dokumentacją.
Jeśli należysz do tych, którzy przechowują wszystko w skrzynce odbiorczej, licząc na wyszukiwarkę, warto poświęcić trochę czasu w opanowanie chaosu. Balogh tłumaczy, iż użytkownicy korzystający z folderów lub innych metod porządkowania ważnych plików rzadziej popełniają pomyłki.
Kolejna istotna rada badacza dotyczy maili zawierających linki do pobrania – zawsze należy zapisać dokument i odpowiednio go skatalogować. Brak takiego działania może łatwo doprowadzić do utraty danych, na przykład dokumentów przechowywanych wcześniej w banku po jego zmianie.
Balogh zdecydowanie rekomenduje także regularne usuwanie zbędnych wiadomości, aby ograniczyć bałagan i zamienić skrzynkę odbiorczą w swego rodzaju listę zadań do realizacji.
Problem przepełnionych skrzynek e-mail nie jest niczym nowym. Termin „pusta skrzynka odbiorcza” został spopularyzowany przez Merlina Manna już w 2006 roku. Dziś e-mail przez cały czas pozostaje kluczowym elementem globalnego systemu komunikacji. Nieprzypadkowo wszyscy eksperci, z którymi przeprowadzono rozmowy, swoje odpowiedzi i refleksje przesłali – oczywiście – drogą mailową.
