Łatwiej o zasiłek. ZUS wprowadza zmiany

Od 1 lipca 2026 roku wchodzą w życie zmiany, które mają uprościć sposób przekazywania dokumentów potrzebnych do ustalenia prawa do zasiłków z ubezpieczeń społecznych. Chodzi między innymi o sytuacje, w których osoba ubezpieczona składa wniosek o wypłatę świadczenia, a dokumenty muszą trafić do adekwatnego płatnika, czyli pracodawcy albo ZUS.

Kluczowe znaczenie ma to, kto w danym przypadku wypłaca zasiłek. o ile płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego powyżej 20 osób, to właśnie on ustala prawo do zasiłku, jego wysokość oraz wypłaca świadczenie. Wyjątkiem są osoby uprawnione do zasiłku za okres po ustaniu ubezpieczenia.

Inaczej wygląda sytuacja w przypadku mniejszych płatników. o ile pracodawca albo inny płatnik składek zgłasza do ubezpieczenia chorobowego do 20 osób, prawo do zasiłku ustala ZUS i to Zakład wypłaca świadczenie.

Zmiany dotyczą przede wszystkim sposobu składania wniosków i dokumentów. jeżeli zasiłek wypłaca płatnik składek, osoba ubezpieczona składa wniosek bezpośrednio do niego. Może to zrobić w tradycyjnej formie papierowej, czyli pisemnie i z własnoręcznym podpisem. Możliwe będzie także przekazanie dokumentu elektronicznie, na przykład przez wewnętrzny system funkcjonujący u płatnika składek, pocztę elektroniczną, system kadrowo-płacowy albo jako skan dokumentu.

Jeżeli natomiast zasiłek wypłaca ZUS, wniosek należy złożyć do Zakładu. przez cały czas będzie można zrobić to papierowo, ale dostępna pozostaje również forma elektroniczna, między innymi przez PUE/eZUS albo na adres do doręczeń elektronicznych. Taki wniosek powinien być podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, podpisem osobistym albo podpisem udostępnionym przez ZUS.

Nowe przepisy porządkują również sytuację, w której osoba ubezpieczona złoży wniosek do swojego płatnika składek, choć to nie on wypłaca zasiłek. Dotyczy to na przykład wniosku o zasiłek opiekuńczy. W takim przypadku płatnik składek ma obowiązek przekazać dokumenty do ZUS. Może zrobić to w postaci papierowej albo elektronicznie, na przykład jako załącznik, czyli skan dokumentu, przesłany przez portal eZUS. Co ważne, jeżeli wniosek został przekazany elektronicznie, nie trzeba dosyłać jego papierowej wersji.

Istotna zmiana dotyczy skuteczności dokumentów przekazywanych przez płatnika składek do ZUS w formie elektronicznej. Wnioski oraz dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty zasiłku, wysłane na przykład przez portal eZUS, będą uznawane za tak samo ważne i skuteczne prawnie, jak dokumenty złożone papierowo i podpisane własnoręcznie przez osobę ubezpieczoną.

Jeśli do wniosku wymagane są dodatkowe załączniki, będzie można przekazać je jako oryginały, kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem albo elektroniczne kopie dokumentów, na przykład skany.

W przypadku, gdy zasiłek wypłaca ZUS, płatnik składek powinien przekazać do Zakładu dokumenty niezbędne do przyznania i wypłaty świadczenia najpóźniej w ciągu 7 dni od ich otrzymania.

Jak informuje ZUS, nowe zasady mają przede wszystkim ograniczyć formalności i ułatwić obieg dokumentów pomiędzy ubezpieczonymi, płatnikami składek i ZUS. Dla wielu osób oznacza to mniej papierowej korespondencji i prostszą drogę do załatwienia sprawy związanej z wypłatą zasiłku.