Zapytanie ofertowe nr 01/2025
(dotyczy zamówienia usługi audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych przez Fundację SMA)
Zamawiający
Ul. Przy Forcie 10/99
02-495 Warszawa
NIP: 5223008231
REGON: 146830323-00000
KRS: 0000473018
Adres strony internetowej: www.fsma.pl
I OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych realizowanych przez Fundację SMA pn.:
- Aktywnie z SMA V – kompleksowa rehabilitacja chorych na rdzeniowy zanik mięśni, o wartości 2229300,00 zł realizowany w okresie 01.04.2024-31.03.2025, termin przeprowadzenia audytu 15.03.2025 do 25.04.2025, jednak nie wcześniej niż przed poniesieniem co najmniej 70% łącznych kosztów kwalifikowalnych zadania/projektu, nr umowy z PFRON UM/PW9/2024/2/O_MAZOWIECKI/5489
- Kierunek Samodzielność II kompleksowa rehabilitacja dzieci i młodzieży z SMA , o wartości 645000,00 zł realizowany w okresie 01.04.2024-31.03.2025, termin przeprowadzenia audytu 15.03.2025 do 25.04.2025, jednak nie wcześniej niż przed poniesieniem co najmniej 70% łącznych kosztów kwalifikowalnych zadania/projektu, nr umowy z PFRON UM/PW9/2024/2/O_MAZOWIECKI/5876
II ZADANIA PO STRONIE WYKONAWCY:
Przeprowadzenie audytu zewnętrznego zgodnie z wytycznymi PFRON dotyczącymi audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.
Wytyczne dotyczące audytu zewnętrznego zadań/projektów finansowanych w części lub w całości ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych dostępne są na stronie:
III TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Audyt powinien zostać wykonany w terminie 15.03.2025 do 25.04.2025, jednak nie wcześniej niż przed poniesieniem co najmniej 70% łącznych kosztów kwalifikowalnych zadania/projektu
IV WYMAGANIA WOBEC OFERENTÓW
Oferent powinien posiadać niezbędne doświadczenie oraz dysponować osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu
1.Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
a) dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach;
b) posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty);
c) posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem schematy wykorzystania środków publicznych;
d) posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego lub audytu wewnętrznego.
2. Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 869, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 1 stosuje się odpowiednio.
3. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
a) wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych wraz z terminem ich wykonania;
b) wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia;
c) potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów poświadczających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
4. Dokumenty, o których mowa w ust. 3, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu.
5. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
6. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Wnioskodawcy. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, o ile osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
a) posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu;
b) jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej;
c) osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt;
d) w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego;
e) jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby;
f) jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje;
g) z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
7. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
8. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny na etapie składania oferty składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zleceniodawcą a wykonawcą audytu zewnętrznego. Wzór oświadczenia o bezstronności i niezależności składanego przez osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu stanowi załącznik do zapytania ofertowego.
V OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferent powinien złożyć ofertę zgodną z wytycznymi zawartymi w punkcie I niniejszej oferty. Oferta powinna być:
- sporządzona z zachowaniem formy pisemnej pod rygorem nieważności,
- sporządzona w języku polskim,
- opatrzona pieczątką firmową,
- posiadać datę sporządzenia,
- zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,
- podpisana czytelnie przez wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji,
- powinna posiadać cenę netto i brutto wykonanej usługi osobno dla wszystkich projektu.
W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentu, każda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą „za zgodność z oryginałem”, podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną i opatrzona imienną pieczątką lub czytelnym podpisem.
VI MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
- Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na adres Biura koordynacji projektów Fundacji SMA – KM STUDIO Kornelia Matuszewska 34-242 Łętownia 663 Małopolska do dnia 14.02.2025 r. do godz. 15:00 (decyduje data wpływu dokumentów).
- Ocena ofert i wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony do dnia 1 marca 2025 r., na stronie internetowej pod adresem https://www.fsma.pl/
- Oferty złożone po terminie lub niekompletne nie będą rozpatrywane.
- W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
- Zapytanie ofertowe zostało zamieszczone na stronie: https://www.fsma.pl/
VII OCENA OFERT
1. Oferta powinna zawierać:
a) Cenę osobno za badanie i raport dla wszystkich projektu i warunki płatności.
b) Opis wymaganego doświadczenia zgodnie z zapisami pkt III.
2. Ocena ofert składa się z dwóch etapów:
a) Etap 1 – Zamawiający dokonuje oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu.
b) Etap 2 – W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Wykonawcę, spełniającego warunki udziału w postępowaniu, Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny: Przyjęto liczbę, 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym: Kryterium I: Cena ofertowa – 70 punktów Kryterium II: Doświadczenie – 30 punktów
3. Ocena spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu – Etap 1, dokonywana jest na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt III ustęp 3, zgodnie z formułą „spełnia-nie spełnia”.
4. Ocena ofert w ramach Etapu 2 dokonywana jest na podstawie osiągniętej liczby punktów wyliczonych w następujący sposób: Przyjęto liczbę 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym:
a) Cena ofertowa – 70 punktów Cenę oferty należy podać w kwocie brutto, uwzględniając zakres zamówienia oraz wszystkie koszty związane z jego realizacją, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym. Maksymalna ilość punktów – najniższa cena. Pozostali oferenci będą mieli przyznawane punkty wg formuły.
Cmin x 70
PCof = ————— pkt
Cof
gdzie:
PCof – liczba punktów przyznanych cenie oferty
Cmin – najniższa z oferowanych cen
Cof – cena rozpatrywanej oferty
b) Doświadczenie – 30 punktów
- Oferenci dostają 30 punktów, gdy: Oferent przeprowadził co najmniej 5 audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych.
- Oferenci dostają 20 punktów, gdy: Oferent przeprowadził co najmniej 4 audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych.
- Oferenci dostają 10 punktów, gdy Oferent przeprowadził co najmniej 3 audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych.
Obowiązkiem Oferenta jest udokumentowanie posiadanego doświadczenia w zakresie przeprowadzonych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych.
5.Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę zgodnie z przedstawionymi wyżej wyliczeniami.
6. o ile nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, iż dwie lub więcej ofert uzyska tyle samo punktów Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.
7. W przypadku nie wybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.
8. o ile Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
VIII PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY
Zamawiający może odrzucić ofertę, jeżeli:
- Jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,
- Zostanie złożona po terminie składania ofert,
- Będzie zawierała rażąco niską cenę (przedmiotowa przesłanka zostanie spełniona, gdy cena oferty będzie niższa minimum o 20% od kwoty, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia),
- Będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
- Nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń.
IX INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem strony internetowej znajdującej się pod adresem: https://www.fsma.pl/
X UNIEWAŻNIENIE POSTĘPOWANIA
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny.
XI FINANSOWANIE
Zamówienie będzie finansowane ze środków PFRON i Fundacji SMA
XII ZAŁĄCZNIKI
- Oświadczenie o bezstronności i niezależności [LINK].
Uwagi końcowe:
Dodatkowych informacji udziela Kornelia Matuszewska, Koordynator projektu, tel. 607 916 340 e-mail: [email protected]
