W przypadku problemów finansowych pracodawcy wypłata świadczeń dla pracowników – takich jak zasiłek chorobowy, macierzyński czy świadczenia rehabilitacyjne – może być zagrożona. Aby zapewnić ciągłość wypłat, Zakład Ubezpieczeń Społecznych może przejąć realizację tych świadczeń. Wystarczy, iż wniosek złoży pracodawca lub sam ubezpieczony.
Płatnicy składek, którzy zgłaszają do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób, są zobowiązani do ustalania uprawnień swoich ubezpieczonych do świadczeń z tytułu choroby i macierzyństwa oraz do wypłacania tych świadczeń ze środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych. jeżeli płatnik składek nie wywiązuje się z tego obowiązku, ZUS może przejąć realizację tych świadczeń. Warunkiem jest złożenie wniosku przez płatnika lub samego ubezpieczonego. Uzasadnieniem przejęcia wypłaty zasiłków przez ZUS może być trudna sytuacja finansowa płatnika składek, przedłużające się postępowanie upadłościowe lub likwidacyjne albo inne przyczyny, które są niezależne od płatnika.
Jeśli płatnik składek nie wywiązuje się z obowiązku wypłaty zasiłków swoim pracownikom, może złożyć do ZUS wniosek o przejęcie tego zadania. Wymaga to przekazania formularza ZUS Z-3, który zawiera dane niezbędne do ustalenia prawa do świadczenia i jego wysokości. Z takim wnioskiem mogą też wystąpić sami ubezpieczeni, gdy płatnik składek nie wypłaca im należnych świadczeń.
Po otrzymaniu wniosku o przejęcie wypłaty zasiłków, ZUS rozpoczyna postępowanie wyjaśniające. Sprawdza, z jakiego powodu płatnik składek nie realizuje obowiązku wypłaty świadczeń oraz czy ma możliwość ich dalszego wypłacania. ZUS pozyskuje również niezbędną dokumentację – na przykład występuje do płatnika o przekazanie zaświadczenia ZUS Z-3. jeżeli nie ma możliwości uzyskania wymaganych dokumentów, bo płatnik nie współpracuje, ZUS samodzielnie prowadzi postępowanie wyjaśniające. Po jego zakończeniu wydaje decyzję, która rozstrzyga sprawę wypłaty zasiłku.
Decyzję – zarówno o przejęciu, jak i odmowie przejęcia wypłaty zasiłków – otrzymuje płatnik składek. jeżeli ZUS przejmie wypłatę, decyzja zostaje przekazana również ubezpieczonemu. Zawiera ona informację, iż za opóźnienie w wypłacie zasiłku można domagać się odsetek od płatnika składek. Gdy ustanie przeszkoda, która uniemożliwia płatnikowi wypłatę zasiłków, ZUS informuje o tym ubezpieczonych i przekazuje dalszą realizację wypłat płatnikowi składek.
Przedsiębiorcy mający trudności z zachowaniem płynności finansowej mogą skorzystać z możliwości odroczenia terminu płatności składek lub rozłożenia ich na raty. Zawarcie ugody z ZUS przynosi wymierne korzyści, np. zamiast odsetek za zwłokę naliczana jest opłata prolongacyjna, która wynosi tylko połowę standardowych odsetek.
