Nowy raport ujawnił, iż miasto Toronto wydało prawie 11 milionów dolarów na oprogramowanie, które nie było używane lub zostało przekazane byłym pracownikom lub osobom na urlopie.
Miejski audytor generalny Tara Anderson opublikowała swoje ustalenia w raporcie zatytułowanym „Audyt nabywania systemu i zarządzania licencjami”, w którym zbadano dokładność śledzenia przez pracowników urzędu miasta licencji na oprogramowanie, subskrypcji w chmurze i konserwacji.
Przyjrzano się siedmiu konkretnym aplikacjom używanym w całym mieście i stwierdzono, iż „niewykorzystane licencje” na pięć z tych programów, w tym Microsoft M365, oparty na chmurze pakiet zwiększający produktywność, który obejmuje Outlook, Word, Excel i PowerPoint, kosztowały miasto 10 983,716 mln CAD w latach 2020-2024.
W audycie zauważono, iż licencje na oprogramowanie o wartości około 1,4 miliona dolarów zostały wydane pracownikom, którzy nie pracują już dla miasta lub tym, którzy udali się na długoterminowy urlop.
Stwierdzono, iż ogólnie rzecz biorąc, miastu brakowało „jasno określonej strategii danych i planu zarządzania zasobami systemu miasta”, a większość strat wynikała z hurtowego zakupu licencji w celu uzyskania rabatów z góry. Jednak oszczędności te nigdy nie zostały zrealizowane z powodu ograniczonej architektury sieci, wyzwań kadrowych i opóźnień w realizacji projektów spowodowanych pandemią COVID-19.
„Chociaż zakupy hurtowe mogą przynieść znaczne oszczędności, korzyści finansowe ulegają erozji, gdy projekt jest opóźniony, a licencje nie są wykorzystywane” – czytamy w raporcie.
W jednym z przykładów, w 2021 r. miasto zakupiło licencje Microsoft M365 dla 10 000 użytkowników, mimo iż w 2018 r. gigant systemu poinformował, iż miasto może obsługiwać tylko 6000 użytkowników jednocześnie. Program kosztował 5,14 mln CAD rocznie i 25,7 mln CAD w okresie pięciu lat.
W raporcie pracowniczym dotyczącym tego wdrożenia oszacowano, iż wdrożenie systemu pozwoliłoby miastu zaoszczędzić do 27 milionów dolarów. Jednak pod koniec pierwszego roku obowiązywania umowy aktywowano tylko 2250 subskrypcji. Wszystkie pozostałe licencje zostały ostatecznie wdrożone w drugim roku, ale opóźnienie kosztowało miasto 6,9 miliona dolarów, a korzyści z wdrożenia „nie zostały osiągnięte”.
Raport zawierał 10 zaleceń, w tym automatyzację procesu off-boardingu w celu dezaktywacji nieużywanych kont oraz zbadanie, czy koszt niewykorzystanych licencji na oprogramowanie można zmniejszyć lub odroczyć na przyszłe okresy.
Poproszono również miasto o zbadanie możliwości odroczenia przyszłych wdrożeń oprogramowania, jeżeli projekty będą opóźnione.
„Kwestie zidentyfikowane w tym raporcie zostały również poruszone przez Audytora Generalnego w poprzednich raportach” – zauważono w raporcie. „Istnieje 12 powiązanych zaleceń z tych raportów, które są przez cały czas w toku, a wiele z nich ma ponad pięć lat. Korzyści z zaleceń Audytora Generalnego można osiągnąć tylko wtedy, gdy zostaną one wdrożone we właściwym czasie”.
W oświadczeniu dla CTV News Toronto miasto stwierdziło, iż uznało ustalenia raportu i zadeklarowało swoje zaangażowanie w „dostarczanie wartości za pieniądze”.
„Wiele ustaleń wynikało z opóźnień w programach związanych z COVID-19, które od tego czasu zostały uruchomione” – czytamy w oświadczeniu.
Miasto dodało, iż przez cały czas wprowadza „zarządzanie programem” w oparciu o poprzednie zalecenia audytora generalnego, które obejmują przeprowadzanie okresowych kontroli audytowych licencji opartych na użytkownikach.
CTV News Toronto skontaktowało się z miastem Toronto w celu uzyskania komentarza, ale nie otrzymało odpowiedzi.
