Kontrola NFZ – jak się do niej przygotować? cz.2

Kontrola Narodowego Fundusz Zdrowia w aptece wymaga od kierownika placówki dokładnego sprawdzenia, czy wszystko, co dzieje się w aptece dzieje się zgodnie z wymogami, jakie NFZ stawia tego typu podmiotom. Zdecydowana większość wymagań w tym kontekście zawarta jest m.in. w umowie na realizację recept, jaką apteki podpisują z narodowym płatnikiem celem umożliwienia im realizacji recept z refundacją. Na co zatem warto zwrócić uwagę w kontekście nadchodzącej kontroli NFZ?

Dokumenty potwierdzające zakup leków objętych refundacją bądź też surowców farmaceutycznych

Warto wiedzieć, iż w trakcie kontroli urzędnik z Narodowego Funduszu Zdrowia ma możliwość weryfikacji tego, czy wydawane na recepty z refundacją produkty lecznicze zostały zakupione w sposób prawidłowy. Kontroler NFZ może zatem poprosić o sporządzenie raportu z przychodu i rozchodu danego produktu leczniczego, a także zażądać okazania dokumentu potwierdzającego zakup danego preparatu, jeżeli zajdzie podejrzenie, iż mógł on zostać zakupiony nieprawidłowo.

Warto zatem dbać o to, aby zakup produktów obecnych w aptece dokonywany był w dedykowanych temu hurtowniach farmaceutycznych, a potwierdzeniem tego powinny być faktury zakupu u danego dystrybutora. Brak takich dokumentów bądź też rozbieżności w zakresie przychodu i rozchodu produktów leczniczych mogą stanowić podstawę do wszczęcia postępowania i cofnięcia refundacji, a co więcej – zgłoszenia takiego faktu do odpowiedniego Wojewódzkiego Inspektoratu Farmaceutycznego.

Warto też wiedzieć, iż NFZ zwraca także szczególną uwagę na faktury zakupu obejmujące surowce farmaceutyczne używane do receptury. W trakcie kontroli sprawdzany może być nie tylko sam fakt poprawności zakupu, ale też chociażby poprawność ustalania mnożników przy konkretnych preparatach.

Dokumenty potwierdzające współpracę z hurtowniami farmaceutycznymi

W kontekście pierwszego punktu warto również zwrócić uwagę, czy apteka posiada niezbędne i wymagane dokumenty potwierdzające fakt współpracy apteki z obsługującymi ją hurtowniami farmaceutycznymi. W trakcie kontroli NFZ kontroler ma prawo zażądać okazania lub dostarczenia tego typu dokumentów celem sprawdzenia, czy apteka zaopatruje się w leki z legalnego źródła, jakim dla apteki oczywiście jest przede wszystkim hurtownia farmaceutyczna. Poza przesunięciami międzymagazynowymi od aptek należących do jednego właściciela i jednej spółki apteka ma prawo i obowiązek dokonywania zakupów leków tylko i wyłącznie w hurtowni farmaceutycznej.

Nie zapomnij o prowadzeniu ewidencji pracowników!

Zarówno przepisy zawarte w umowie na realizację recept refundowanych, jak i podstawowe przepisy prawa pracy mówią o prowadzeniu ewidencji pracowników. W kontekście aptek jest to o tyle istotne, iż możliwość wydawania leków na receptę posiadają jedynie uprawnione do tego osoby, posiadające odpowiednie kwalifikacje zawodowe, tj. tytuł technika farmaceutycznego lub magistra farmacji.

Narodowy Fundusz Zdrowia może poprosić o okazanie ewidencji pracowników i sprawdzić, czy dane przekazane płatnikowi chociażby poprzez portal SZOI są zgodne z tym, co widnieje w aptecznej ewidencji. Nie ma bowiem możliwości, aby nie zgłoszony do NFZ pracownik apteki wydawał z niej produkty lecznicze – tym bardziej objęte refundacją. Tym samym przed planowaną kontrolą warto sprawdzić, czy ewidencja pracowników była na bieżąco aktualizowana i czy zawarte w niej informacje pokrywają się z tymi na portalu NFZ. Należy pamiętać, iż każda zmiana w ewidencji osób zatrudnionych w aptece powinna być niezwłocznie przekazywana do systemów teleinformatycznych NFZ celem aktualizacji zawartych tam danych. Nie przestrzeganie tego wymogu może potem wiązać się z licznymi problemami.

Nie każdy może reprezentować aptekę w czasie kontroli NFZ

Warto też pamiętać o tym, kto może reprezentować aptekę w czasie kontroli dokonywanej przez Narodowy Fundusz Zdrowia. Zgodnie z wymogami, jakie stawia przede wszystkim ustawa Prawo Farmaceutyczne z dnia 6 września 2001 roku reprezentować aptekę wobec podmiotu finansującego zadania z zakresu realizacji recept na refundowane produkty lecznicze, środki spożywcze specjalnego przeznaczenia żywieniowego i wyroby medyczne może kierownik apteki.

Przepisy dopuszczają, aby osobą reprezentującą placówkę apteczną był także upoważniony przez kierownika apteki farmaceuta, który został wyznaczony do zastępowania kierownika apteki podczas jego nieobecności. W tym kontekście należy też pamiętać o tym, w jaki sposób prawidłowo zawiadamiać o powierzeniu zastępstwa funkcji kierownika w aptece innemu farmaceucie. jeżeli zastępstwo jest dłuższe niż 30 dni zawiadomienie takie powinno być przekazane zarówno do odpowiedniego WIF-u, jak i Okręgowej Izby Aptekarskiej. W sytuacji, gdy zastępstwo jest krótsze aniżeli 30 dni wystarczy wypełnienie takiego zaświadczenia i przetrzymywanie go w aptece.

Opracował: mgr farm. Mateusz Jabłoński