Rozpoczął się sezon szczepień przeciw COVID-19 2026/2027. Dla aptecznych punktów szczepień oznacza to nie tylko organizację wizyt pacjentów, ale również prawidłowe zamawianie, odbiór i rozliczanie szczepionek. W praktyce cały proces rozpoczyna się w systemie PUE RARS, jednak przed złożeniem pierwszego zamówienia warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii.
Apteczne punkty szczepień od kilku lat korzystają z tych samych rozwiązań organizacyjnych dotyczących dystrybucji szczepionek przeciw COVID-19. Zamówienia nie trafiają do hurtowni farmaceutycznych, ale są składane za pośrednictwem Platformy Usług Elektronicznych Rządowej Agencji Rezerw Strategicznych (PUE RARS).
W praktyce oznacza to, iż osoba odpowiedzialna za organizację szczepień powinna zadbać nie tylko o zaplanowanie liczby dawek, ale również o odpowiednie uprawnienia do systemu, znajomość terminów składania zamówień oraz późniejsze rozliczanie wykorzystanych preparatów.
Nie każda apteka może zamówić szczepionki
Prawo do składania zamówień mają podmioty realizujące szczepienia przeciw COVID-19 w ramach obowiązujących zasad programu szczepień. W przypadku aptek dotyczy to placówek prowadzących apteczne punkty szczepień i posiadających odpowiednie umowy z NFZ.
Przed rozpoczęciem sezonu warto upewnić się, iż punkt zachował wszystkie niezbędne uprawnienia oraz iż osoba odpowiedzialna za zamówienia ma aktywny dostęp do systemu PUE RARS. W praktyce to właśnie problemy z dostępem do platformy są jedną z najczęstszych przyczyn opóźnień przy składaniu pierwszych zamówień.
Dostęp do systemu warto sprawdzić wcześniej
W przeciwieństwie do wielu innych systemów wykorzystywanych w ochronie zdrowia konto w PUE RARS nie jest zakładane samodzielnie przez użytkownika.
Jeżeli apteka nie posiada aktywnego dostępu lub konieczne jest nadanie nowych uprawnień, należy wcześniej skontaktować się z RARS i dopełnić wymaganych formalności. Warto zrobić to jeszcze przed planowanym złożeniem pierwszego zamówienia, ponieważ brak aktywnego konta uniemożliwi zamówienie szczepionek. Dla kierownika APS powinien to być jeden z pierwszych punktów na liście przygotowań do nowego sezonu szczepień.
Terminy mają znaczenie
Przy planowaniu zamówień należy uwzględnić harmonogram przyjęty przez RARS. Zamówienia dla pacjentów dorosłych można składać od 11 września 2026 r., natomiast preparaty przeznaczone dla dzieci są dostępne do zamawiania od 29 września 2026 r.
Warto pamiętać również o cotygodniowym cyklu składania zamówień. Lista zamówień jest zamykana w każdy czwartek o godz. 12:00. Spóźnienie oznacza konieczność oczekiwania na kolejne okno zamówień, co może utrudnić planowanie terminów szczepień dla pacjentów.
Zamawiaj tyle, ile rzeczywiście potrzebujesz
Ministerstwo Zdrowia rekomenduje składanie zamówień zgodnie z bieżącym zapotrzebowaniem punktu szczepień. Dla aptek ma to szczególne znaczenie, ponieważ liczba wykonywanych szczepień często zmienia się z tygodnia na tydzień. Zamawianie dużych zapasów „na wszelki wypadek” może prowadzić do powstawania strat, a te muszą zostać odpowiednio udokumentowane i zgłoszone.
Przed złożeniem zamówienia warto więc przeanalizować liczbę zapisanych pacjentów oraz przewidywane zainteresowanie szczepieniami w najbliższych tygodniach.
Odbiór szczepionek to nie koniec obowiązków
Po zaakceptowaniu zamówienia szczepionki są wydawane przez adekwatną powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną. Podczas odbioru należy zweryfikować zgodność liczby dawek, rodzaj przekazywanego preparatu oraz stan opakowań. Istotne jest także zachowanie odpowiednich warunków transportu między sanepidem a apteką.
Po przyjęciu dostawy szczepionki powinny zostać niezwłocznie umieszczone w urządzeniu chłodniczym przeznaczonym do przechowywania produktów leczniczych. Warto również zachować dokumentację odbioru, ponieważ może okazać się przydatna podczas późniejszej kontroli stanów magazynowych lub wyjaśniania ewentualnych rozbieżności.
Straty trzeba zgłaszać
RARS przypomina, iż każda utracona, uszkodzona lub niewykorzystana szczepionka wymaga odpowiedniego odnotowania. Sama utylizacja preparatu nie kończy procedury. Informacja o stracie powinna zostać wprowadzona do PUE RARS wraz z odpowiednią dokumentacją. Dlatego kierownicy APS powinni zadbać o wewnętrzną procedurę postępowania w takich sytuacjach oraz o bieżące monitorowanie terminów ważności posiadanych preparatów.
Rozpoczęcie sezonu szczepień przeciw COVID-19 warto potraktować jako okazję do przejrzenia całej organizacji pracy punktu szczepień. Aktywny dostęp do PUE RARS, prawidłowe planowanie zamówień, kontrola temperatury podczas transportu i przechowywania oraz bieżące rozliczanie strat pozwalają uniknąć problemów, które mogłyby zakłócić realizację szczepień w aptece.
