Efektywność osobista
Efektywność osobista jest jak mięsień, który można wyćwiczyć. Warto zacząć trening, by jeszcze lepiej realizować cele.
W poprzednim artykule pisaliśmy o tym, czym jest efektywność osobista. W tym zapraszamy do wyćwiczenia tej umiejętności.
Znajdź odpowiedni czas i miejsce i zrób „Tygodniowy przegląd”. Wybierz moment, kiedy nikt i nic nie będzie cię popędzać czy przeszkadzać. To bardzo istotny warunek efektywnego przeprowadzenia przeglądu, bo tylko w warunkach całkowitego spokoju zapewnisz sobie optymalną koncentrację i perspektywę.
Tygodniowy przegląd danych
Taki przegląd danych oraz planu zadań praktykowany systematycznie (rytm) może w największym stopniu wpłynąć na twoją produktywność.
- Jest na tyle krótką perspektywą czasu, żeby zdarzenia mogły być wysoce przewidywalne. Jednocześnie ryzyko zmian utrzymało się (poza awaryjnymi sytuacjami) na akceptowalnym poziomie.
- Jest na tyle długą perspektywą czasu, żeby można było zadbać o wykonywanie priorytetowych zadań z odpowiednią rezerwą. W większości przypadków umożliwia to uniknięcie ryzyka niedotrzymania terminu.
- Wykorzystuje rytm Twoich cotygodniowych, regularnych zajęć i obowiązków i tym samym ułatwia zaplanowanie pozostałych zadań (nieregularnych).
Efektywność osobista – trzy najważniejsze działania
Tygodniowy przegląd powinien obejmować następujące działania:
1. Przegląd wszystkich zgromadzonych informacji i zadań do wykonania.
- Zajrzyj do wszystkich swoich miejsc gromadzenia informacji i zadań: analogowych oraz cyfrowych, stacjonarnych oraz mobilnych. Poświęć czas na opróżnienie ich wszystkich do zera.
- Zastanów się też przez chwilę spokojnie. Może czegoś nie zdążyłeś(aś) zanoto- wać, a jest do zrobienia i teraz ma szansę ci się przypomnieć?
2. Zaplanowanie zadań do realizacji w najbliższym tygodniu.
- Zacznij od przejrzenia zadań już zaplanowanych na ten tydzień w kalendarzu. Może coś trzeba zaplanować lub zrobić w związku z nimi?
- Sprawdź poprzedni tydzień w kalendarzu. Może są w nim jakieś niezrealizowane zadania, które trzeba uwzględnić do realizacji w najbliższym tygodniu?
- Sprawdź Twoją tabelę delegowanie oraz Listy Kontrolne Projektów. Jakie zadania w nich zawarte trzeba zrealizować w najbliższym tygodniu?
- Zaplanuj zadania wynikające z opróżnienia wszystkich Twoich miejsc gromadzenia informacji i zadań. Które z nich trzeba zrealizować w najbliższym tygodniu, a które mogą trafić na listę WYPEŁNIACZY?
3. Kontrola postępu realizacji już rozpoczętych zadań i ewentualne korekt
- Sprawdź bieżący status wszystkich Twoich zadań w trakcie realizacji, szczególnie pod kątem ewentualnych korekt i dodatkowych działań do podjęcia w najbliższym tygodniu.
- Które zadania zostały zakończone i można je już zamknąć?
Ważne role
Tygodniowy przegląd ma jeszcze dwa istotne zadania do spenieia:
- Pomoże zachować adekwatne proporcje pomiędzy przeszłością, teraźniejszością i przyszłością. Weryfikując ubiegły tydzień (przeszłość), monitorując bieżący status zadań (teraźniejszość) oraz planując zadania na najbliższy tydzień (przyszłość).
- Przyczyni się do wsparcia procesu Twojego ciągłego rozwoju, o ile zadbasz, aby podczas weryfikacji ubiegłego tygodnia wyciągnąć wnioski dla siebie na przyszłość. Jednocześnie planując najbliższy tydzień, uwzględnić w tych planach uczenie się czegoś nowego.
Źródło: Ćwiczenie pochodzi z książki „Efektywność osobista 4X4” , Wiktor Sigiel, wyd. MT Biznes
