Zestawienie refundacyjne – krok po kroku [Kompendium]

farmacja.pl 2 dni temu

Zestawienie refundacyjne często stanowi twardy orzech do zgryzienia dla świeżo upieczonego kierownika apteki lub punktu aptecznego. Jest to szczególnie trudne dla farmaceutów, którzy doraźnie sporządzają zestawienie w ramach zastępstwa. Niniejszy poradnik umożliwi bezstresowe rozliczenie refundacji recept choćby najbardziej początkującemu pracownikowi.

Z uwagi na popularność programu KS-AOW, poszczególne kroki będą opisywane na przykładzie systemu firmy Kamsoft.

Zestawienie refundacyjne – co należy zrobić przed jego wygenerowaniem?

Przed przystąpieniem do generowania komunikatu elektronicznego, zgodnie z art. 45 Ustawy z dnia 12 maja 2011 roku o refundacji leków, środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego oraz wyrobów medycznych zadbaj o wstępną weryfikację poprawności sprawozdawanych recept. Doświadczenie podpowiada, iż przynajmniej kilka razy do roku w większości aptek zdarzają się proste pomyłki/przeoczenia, które wiążą się z koniecznością generowania raportów poprawkowych do zestawienia refundacyjnego. Aby tego uniknąć, postępuj zgodnie z poniższymi punktami:

Krok 1. Sprawdź poprawność kodów recept

1.1. Sprawdź, czy nie został przypadkiem zaznaczony znacznik „wydano odpowiednik” mimo wydania leku zgodnie z ordynacją. W tym celu skorzystaj z modułu „AP23 – Kontrola” i funkcji Poprawność kodów [Ctrl+2].

Czerwony znak X w kolumnie „Wyd. odp.” oznacza błędnie oznaczone wydanie odpowiednika.

1.2. Przy okazji zwróć uwagę, czy dla żadnej recepty nie pominięto któregoś z wymaganych kodów, albo czy nie został sprawozdany błędnie – brak kodu objawia się czerwonym prostokącikiem w kolumnie „Kody recept”, a błędnie sprawozdany kod wpisany jest czerwoną czcionką.

Stosowne poprawki możesz nanieść od razu w tym samym oknie, wykorzystując funkcję [F4] Popraw kody. Pamiętaj, iż należy również wysłać do SIM nowy Dokument Realizacji Recepty. jeżeli tego nie zrobiłeś, skorzystaj z opcji [F11] Wyślij DRR.

1.3 Sprawdź także, czy dla każdej recepty został wysłany Dokument Realizacji Recepty

Krok 2. Dokumenty poświadczające prawo do świadczeń

Sprawdź, czy dla wszystkich recept refundowanych zrealizowanych zgodnie z przepisami o koordynacji – czyli dla pacjentów ubezpieczonych w innych krajach Unii Europejskiej lub Europejskiego Stowarzyszenia Wolnego Handlu (EFTA) przebywających w Polsce – są prawidłowo wpisane dokumenty potwierdzające prawo do świadczeń (EKUZ lub Poświadczenie NFZ).

W programie KS-AOW możesz zrobić to na dwa sposoby:

2a) wykorzystując „Retaksację recept” w module AP23 – Kontrola:

Korzystając z funkcji [F7] Filtr wybierz Odpłatność: <refundowane> oraz Oddział NFZ/Kraj: <wszystkie kraje>. jeżeli miałeś aktywowane również inne filtry skorzystaj najpierw z funkcji [F8] Wyczyść.
Możesz teraz przejrzeć wyfiltrowane recepty pod kątem poprawności wpisanych numerów Poświadczeń i kart EKUZ. Błędy w przepisywaniu tych numerów są jednymi z najczęściej pojawiających się w generowanych zestawieniach refundacyjnych. jeżeli dostrzegłeś błąd, możesz go natychmiast poprawić w oknie retaksacji. Kliknij Prawym Przyciskiem Myszy na błędnie sprawozdany lek w oknie „Realizacje” i wybierz opcję Poprawa kodów recepty. Pamiętaj o wysyłce nowego Dokumentu Realizacji Recepty po dokonaniu poprawek.

2b) wykorzystując „Przegląd sprzedaży” [Ctrl+6]

Jest to szczególnie przydatny sposób w aptekach, w których wczytywanie recept z całego okresu refundacyjnego w „retaksacji” trwa bardzo długo (nawet kilkanaście do kilkudziesięciu minut).

Skorzystaj z funkcji [Ctrl+6] Przegląd sprzedaży i w zakładce [Ctrl+1] Podstawowe zaznacza w sekcji Recepta [F6] Odpłatność <refundowane>. Następnie przejdź do zakładki [Ctrl+2] Podstawowe 1 i w sekcji Oddziały NFZ / kraje zaznacz Wszystkie kraje. Pamiętaj o wpisaniu w sekcji Okres zestawienia adekwatnych dat początku i końca okresu refundacyjnego, który weryfikujesz. Możesz to zrobić w dowolnej zakładce. Pamiętaj o zresetowaniu pozostałych kryteriów filtrowania, jeżeli używałeś wcześniej przeglądania sprzedaży w innych celach.

Po zatwierdzeniu [F2] Ok pojawi się nowe okno, w którym korzystając z funkcji [F4] Recepta możesz podświetlić e-receptę. Klikając [F3] Informacje o pozycji wyświetlisz okno ze szczegółowymi informacjami nt. danej recepty.

W nowym oknie, w sekcji Kody wpisywane na recepcie możesz sprawdzić wpisany numer dokumentu potwierdzającego prawo do świadczeń – widnieje w linijce Pośw. NFZ / IdUE.

W przypadku błędnie wpisanego numeru dokumentu możesz go poprawić wykorzystując funkcję [F4] Popraw kody. Pamiętaj o wysyłce nowego DRR po naniesieniu zmian!

Ważne: bez względu na to, czy skorzystasz ze sposobu a) czy b), pamiętaj również o sprawdzeniu, czy apteka jest w posiadaniu skanu lub kserokopii sprawozdanej karty EKUZ. Poprawność numerów EKUZ weryfikuj ze skanem, a nie wpisem dokonanym na recepcie, który może przecież być obarczony błędem. Skan karty EKUZ będzie później wymagany w celu przekazania go do NFZ podczas zatwierdzania zestawienia elektronicznego w SZOI lub Portalu Świadczeniodawcy. Z tego względu już na tym etapie warto upewnić się, czy nie trzeba skontaktować się z pacjentem w celu uzyskania brakującego skanu.

Zobacz, który numer z karty EKUZ należy sprawozdać w zestawieniu refundacyjnym.

Krok 3. Import docelowy

Analogicznie do ostatniego etapu z kroku 2. sprawdź, czy dysponujesz skanami wymaganych dokumentów dla refundowanego leku sprowadzanego w ramach importu docelowego. Ich przekazanie do NFZ jest niezbędne by zestawienie refundacyjne mogło zostać zatwierdzone.

Krok 4. Inne czynności kontrolne zanim wygenerujesz zestawienie refundacyjne

Do innych czynności kontrolnych przed wygenerowaniem zestawienia refundacyjnego należy między innymi kontrola sprzedaży ze złymi limitami lub złymi cenami urzędowymi, sprawdzenie w retaksacji, czy istnieją pozycje z negatywną weryfikacją, a także ponowna retaksacja (lub zatwierdzenie) wszystkich lub wybranych (np. z wykorzystaniem określonych filtrów) recept. Są to jednak na tyle oczywiste czynności, iż ich opis w niniejszym kompendium nie jest niezbędny. Niemniej – zachęcam do ich przeprowadzenia.

Krok 5. Spójność przekazanych DRR do SIM z danymi w KS-AOW

Ostatni krok, po którym możesz wygenerować zestawienie refundacyjne, to sprawdzenie spójności przekazanych DRR z danymi w Twoim systemie aptecznym. Do rozbieżności może dojść wtedy, gdy dokonujesz poprawek już po zrealizowaniu recepty, ale nie wysłałeś nowego DRR do SIM. Weryfikacji dokonujesz z poziomu modułu AP23 – Kontrola, wybierając z rozwijanej listy Kontrola sprzedaży -> Raport spójności danych AOW i wysłanych DRR.

Nieaktualne pozycje w raporcie spójności będą wyszczególnione poprzez podświetlenie na czerwono. Z tego poziomu można dokonać wysyłki aktualnego DRR poprzez funkcję [F11] Wyślij DRR.

Kolejny krok: zestawienie refundacyjne

Postępując zgodnie z powyższymi wskazówkami minimalizujesz ryzyko wystąpienia czysto ludzkiej, technicznej pomyłki w komunikacie elektronicznym przekazywanym do NFZ. Unikasz błędów i konieczności tworzenia raportu poprawkowego. Dajesz sobie również więcej czasu, na przykład na uzupełnienie dokumentacji.

Druga część tego kompendium, obejmująca tworzenie i wysyłkę zestawienia refundacyjnego, już wkrótce!

Zobacz też poradnik dotyczący raportów poprawkowych do zestawienia refundacyjnego!

Opracował: mgr farm. Marcin Bajerowski

Idź do oryginalnego materiału