Weryfikacja towarów podczas dostaw (zabezpieczonych kodem 2D) w systemie PLMVS jest w tej chwili wymagana przepisami. Nie ma co prawda wymogu skanowania każdego opakowania z osobna, jednak z własnego doświadczenia wiem, iż bardzo ułatwia to codzienną pracę w aptece. Dzięki kodom 2D program sam da nam komunikat o niezgodnej serii czy dacie ważności. Zapraszam do zapoznania się z instrukcją, jak prawidłowo prowadzić weryfikację towarów w aptece.
Weryfikacja towarów w aptece a prawo
Wymóg weryfikacji autentyczności leków został nałożony na Polskę przez ROZPORZĄDZENIE DELEGOWANE KOMISJI (UE) 2016/161. Rozporządzenie to wymusiło na producentach znakowanie (oraz zamknięcie opakowań tak, aby każde naruszenie było widoczne) unikalnym kodem (SN). Kody te od producenta trafiają do systemu, gdzie widać ich drogę poprzez hurtownie do apteki i aż do odbioru końcowego – pacjenta. To dopiero wydanie danego produktu z apteki, skutkuje wycofaniem danego kodu.
Cały proces jest kodowany certyfikatami (których generowanie polega na otrzymaniu części danych mailem a innej części pocztą tradycyjną) co zapewnia bezpieczeństwo. Wszystkie te procesy mają na celu wyeliminowanie możliwości sfałszowania czy podrobienia leku.
Wiele kontrowersji wzbudziło, niedawno opublikowane rozporządzenie w sprawie podstawowych warunków prowadzenia aptek. Zapisy w nim zawarte sugerowały, iż w aptece konieczne jest skanowanie każdego opakowania z osobna. Przy małych codziennych dostawach jest to jak najbardziej możliwe. Co w sytuacji gdy do apteki zjedzie tzw. pakiet? Co kiedy system nie działa bądź nie ma Internetu?
Wątpliwości zostały rozwiane poprzez pytania zadane przez Częstochowską Izbę Aptekarską do GIF. W odpowiedzi otrzymaliśmy komunikat, gdzie jasno określono – nie ma potrzeby skanowania każdego opakowania z osobna. Weryfikacja może odbywać się organoleptycznie, ważne aby określić zgodności serii, daty ważności.
Należy pamiętać, iż podczas wydawaniu leków z apteki, istnieje już obowiązek zeskanowania każdego opakowania z osobna. Wtedy będzie możliwe wykrycie wszelkich nieprawidłowości i rozwiązanie ich w komunikacji z fundacją KOWAL.
Program apteczny podaje statystyki wykonywania skanowania podczas wydawania leku. Co ważne jest to parametr, który często podlega kontroli WIF.
Weryfikacja towarów w programie aptecznym- jakie niesie ze sobą zalety?
Osobiście zachęcam do skanowania każdego opakowania z osobna po kodach 2D. Daje nam to pewność, poza weryfikacją statusu w systemie PLMVS, poprawności dat ważności oraz serii przyjmowanych na stan apteki towarów. Program sam wyświetli nam komunikat o ile coś będzie z błędem. Umożliwi nam to również z poziomu weryfikacji dostawy na utworzenie reklamacji.
Weryfikacja towarów w aptece- jak prawidłowo skonfigurować program apteczny?
Przed rozpoczęciem weryfikacji warto sprawdzić czy nasz program ma prawidłowo ustawione poniższe opcje:
- Należy sprawdzić ustawienie Administrator -> Opcje modułów -> APW13 -> 1. ustawienia lokalne -> 4. W kontroli zakupów weryfikacja w systemie NMVS. Powinno być zaznaczone!
Jest to ustawienie lokalne, powinno być ustawione na każdym stanowisku indywidualnie – na każdym stanowisku gdzie weryfikuje się towar.
2. W module Zakupy -> dokumenty wybieramy opcję weryfikacja (shift + f5) i wybieramy interesujące nas faktury (mogą być w buforze jak i zaksięgowane) klawiszem Insert możemy zaznaczyć wiele (np. Wszystkie od jednego dostawcy).
W nowym oknie możemy odczytywać towary po kodach EAN czy 2D dzięki czytnika. Proszę zwrócić uwagę na obecność 2 kolumn ilość odczytana oraz zweryfikowana w NMVS.
Towary OTC, suplementy itp. – możemy odczytywać dzięki kodów EAN lub wpisywać manualnie przy pomocy klawisza F4. Tu weryfikacja serii i daty ważności niestety musi nastąpić manualnie.
Pod klawiszami Ctrl+L możemy sprawdzić wszystkie odczytane kody 2D i ich wynik weryfikacji w systemie.
Jeżeli przy weryfikacji nie pojawił się nam żaden komunikat, a po zakończeniu sprawdzania program nie zapytał czy utworzyć reklamację – nasza dostawa została sprawdzona poprawnie.
Widać to również w oknie wyboru faktury do weryfikacji w ostatniej kolumnie:
W oknie sprzedaży, również widoczne jest czy dana dostawa była weryfikowana w programie aptecznym, czy nie:
Tak kompleksowa weryfikacja pozwala na lepszą kontrolę magazynu – pod względem braków oraz innych pomyłek ze strony hurtowni.
Należy również zwrócić uwagę na podobne weryfikacje kodów 2D w samych hurtowniach.
Kiedy zwracamy towar, coraz więcej dostawców sprawdza czy dany kod ma status aktywny w systemie fundacji KOWAL. o ile nie – zostanie do nas odesłany a reklamacja odrzucona.
Autor: mgr farm. Igor Baran
