Rozszerzenie kompetencji farmaceutów o wykonywanie szczepień ochronnych sprawiło, iż apteki stały się pełnoprawnymi świadczeniodawcami usług zdrowotnych. Wraz z tą zmianą pojawiła się jednak konieczność sprawnego i poprawnego rozliczania wykonanych szczepień z Narodowym Funduszem Zdrowia. Dla wielu aptek największym wyzwaniem nie jest samo wykonanie szczepienia, ale odnalezienie się w systemach informatycznych i sprawozdawczości NFZ.
Na rynku funkcjonuje kilka rozwiązań, które w różnym stopniu wspierają farmaceutów w tym procesie – od rozbudowanych systemów gabinetowych, przez dedykowane narzędzia, aż po proste generatory plików XML. W artykule omówiono najczęściej wykorzystywane z nich: KS-PPS (Kamsoft), „swiadczeNIA” oraz narzędzie dostępne w ramach portalu GdziePoLek.pl.
Rozliczanie szczepień z NFZ – krótki kontekst praktyczny
Apteka realizująca szczepienia refundowane musi:
- posiadać zawartą umowę z adekwatnym oddziałem wojewódzkim NFZ,
- prowadzić dokumentację medyczną szczepienia (e-Karta Szczepień),
- wykazać wykonane świadczenia w formie elektronicznej,
- przygotować i przesłać do NFZ odpowiednie komunikaty rozliczeniowe (XML).
To właśnie na etapie przygotowania danych i komunikatów kluczową rolę odgrywają zewnętrzne systemy informatyczne.
KS-PPS (Kamsoft) – klasyczny system świadczeniodawcy
KS-PPS (Podstawowy Program Świadczeniodawcy) to jedno z najbardziej rozbudowanych i znanych rozwiązań informatycznych wykorzystywanych w ochronie zdrowia. System ten od lat funkcjonuje w gabinetach lekarskich i pielęgniarskich, ale może być również stosowany w aptekach, które realizują świadczenia zdrowotne finansowane ze środków publicznych takich jak szczepienia.
Zakres funkcjonalny KS-PPS
Z punktu widzenia aptecznego punktu szczepień KS-PPS oferuje:
- rejestrację wykonanych świadczeń zdrowotnych,
- obsługę umów i zakresów świadczeń zakontraktowanych z NFZ,
- generowanie komunikatów sprawozdawczych i rozliczeniowych w formacie XML,
- weryfikację uprawnień pacjenta (np. eWUŚ),
- możliwość prowadzenia elektronicznej dokumentacji medycznej.
System działa w modelu lokalnym (instalowany na komputerze), ale jednocześnie wymaga odpowiedniej konfiguracji. KS-PPS umożliwi pełną obsługę szczepień, od ich wprowadzania, aż po finalne rozliczenie z NFZ. Warto nadmienić, iż jest to rozwiązanie komercyjne i wymaga dodatkowej licencji.
„swiadczeNIA” – system stworzony z myślą o farmaceutach
System „swiadczeNIA” to inicjatywa samorządu aptekarskiego, która powstała w odpowiedzi na problemy farmaceutów związane z rozliczaniem szczepień i innych usług refundowanych. Jego głównym celem jest maksymalne uproszczenie procesu sprawozdawczości.
Charakterystyka systemu „swiadczeNIA”
Najważniejsze cechy:
- dostępny bezpłatnie dla farmaceutów,
- prosty, intuicyjny interfejs,
- koncentracja na rozliczaniu świadczeń,
- wsparcie w przygotowaniu danych niezbędnych do raportowania do NFZ.
System nie aspiruje do bycia pełnoprawnym „gabinetem”, ale narzędziem praktycznym, które pozwala farmaceucie poprawnie przygotować rozliczenie szczepień.
GdziePoLek.pl – proste narzędzie wspierające rozliczenia
Portal GdziePoLek.pl kojarzony jest głównie z wyszukiwaniem dostępności leków, jednak oferuje również funkcjonalność, która okazuje się przydatna dla aptek wykonujących szczepienia. Warto jednak zaznaczyć, iż podobnie jak Kamsoft-PPS jest to usługa komercyjna i wymaga opłacenia abonamentu.
Generator XML na podstawie danych z Gabinet.gov.pl
W ramach portalu dostępne jest narzędzie umożliwiające:
- import danych o wykonanych szczepieniach wyeksportowanych z Gabinet.gov.pl (plik CSV),
- automatyczne wygenerowanie komunikatu XML SWIAD,
- przygotowanie pliku gotowego do wysłania do NFZ.
Rozwiązanie to nie zastępuje pełnego systemu rozliczeniowego, ale znacząco ułatwia techniczną stronę procesu, zwłaszcza w aptekach, które nie korzystają z KS-PPS ani innych systemów gabinetowych.
- Czytaj również: Od 1 lutego 2026 kolejne sześć szczepień bezpłatnych w aptekach
Porównanie podejść – który system wybrać?
Nie istnieje jedno uniwersalne rozwiązanie odpowiednie dla każdej apteki. Wybór systemu powinien zależeć od skali wykonywanych szczepień czy możliwości finansowych. KS-PPS zapewnia największą kontrolę i elastyczność, jest również najbardziej rozbudowany, „swiadczeNIA” upraszcza proces i obniża próg wejścia, GdziePoLek.pl oferuje szybkie wsparcie techniczne bez wdrażania pełnego systemu.
©MGR.FARM
