Od dnia 7 kwietnia 2023 roku obowiązują nowe zapisy w Kodeksie Pracy, wprowadzające istotne zmiany w zakresie pracy na odległość, znanej dotychczas jako telepraca. Zgodnie z aktualizacją, ta forma zatrudnienia jest teraz określana jako praca zdalna. Objęta została szczegółową definicją w Kodeksie Pracy, z którą wiąże się regulamin pracy zdalnej. Wprowadzono rozróżnienie między pracą zdalną a pracą zdalną okazjonalną, a także precyzyjnie określono zasady ich wykonywania, obowiązki zarówno pracodawcy, jak i pracownika, oraz przepisy dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy.
W wyniku tych zmian, wielu pracodawców zobligowanych jest ustanowić Regulamin pracy zdalnej w swoich firmach. Jest to szczególnie istotne dla przedsiębiorstw zatrudniających większe grupy osób, które realizują swoje zadania służbowe w pełni w formie pracy zdalnej.
Poniżej przedstawiamy informacje na temat charakterystyki regulaminu pracy zdalnej, jego kluczowych elementów oraz co w przypadku gdy w firmie nie ma Regulaminu pracy zdalnej.
Regulamin pracy zdalnej [osoby przy biurku, jedna trzyma notatnik i długopis].Kiedy pracodawca musi wprowadzić Regulamin pracy zdalnej?
Nie każdy pracodawca jest zobowiązany do sporządzenia Regulaminu dotyczącego pracy zdalnej. Istnieją sytuacje, w których ten obowiązek nie występuje:
- Gdy pracodawca nie przewiduje w swoim przedsiębiorstwie możliwości wykonywania pracy zdalnej lub przewiduje ją jedynie sporadycznie (inaczej praca zdalna okazjonalna).
- Dla pracodawcy, który zatrudnia niewielką liczbę pracowników lub przewiduje możliwość pracy zdalnej tylko dla niewielkiego odsetka zatrudnionych.
W takich sytuacjach, o ile pracodawca nie posiada Regulaminu pracy zdalnej, może zawrzeć indywidualne porozumienie z pracownikiem.
W pozostałych przypadkach, gdy pracodawca planuje stosować pracę zdalną, zaleca się opracowanie Regulaminu, który powinien być skonsultowany z przedstawicielami pracowników wyłonionych w trybie przyjętym w firmie. Może to również skonsultować z zakładowymi organizacjami związkowymi funkcjonującymi w danym przedsiębiorstwie. Ostateczna wersja Regulaminu pozostaje jednak w gestii pracodawcy.
Warto pamiętać, iż okazjonalna praca zdalna nie wymaga stworzenia odrębnego dokumentu regulaminowego przez pracodawcę.
Kogo w firmie obejmuje Regulamin pracy zdalnej?
Jeśli Regulamin dotyczący pracy zdalnej nie obejmuje wszystkich członków zespołu, powinien precyzyjnie określać, którzy pracownicy lub grupy pracownicze są objęte tymi wytycznymi. Mogą to być pracownicy zajmujący konkretne stanowiska, pracujący w określonych jednostkach organizacyjnych lub zatrudnieni przy realizacji konkretnych projektów, lub programów.
Celem jest ułatwienie identyfikacji pracowników pracujących zdalnie, na przykład pracowników biurowych lub związanych z administracją.
Warto zaznaczyć, iż praca zdalna jest dostępna dla pracowników, których zakres obowiązków pozwala na wykonywanie ich poza siedzibą firmy.
Regulamin pracy zdalnej a pracownicy uprzywilejowani
Istnieją pewne kategorie pracowników, które mają uprzywilejowany status umożliwiający im pracę zdalną. W przypadku tych pracowników, jeżeli złożą oni wniosek o możliwość wykonywania obowiązków służbowych na odległość, a charakter stanowiska oraz organizacja pracy w firmie pozwalają na takie rozwiązanie, pracodawca jest zobowiązany rozpatrzyć pozytywnie taki wniosek.
Kto należy do tych uprzywilejowanych grup pracowników?
- Osoby posiadające znaczny stopień niepełnosprawności,
- Kobiety w ciąży,
- Rodzice, którzy wychowują dziecko do lat 4,
- Rodzice dziecka niepełnosprawnego, niezależnie od wieku,
- Pracownicy pełniący opiekę nad innym członkiem rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności lub znacznym stopniu niepełnosprawności.
Jak napisać Regulamin pracy zdalnej?
Regulamin pracy zdalnej powinien obejmować szereg kluczowych informacji, takich jak:
- Zasady komunikacji z pracownikiem
Precyzyjne określenie narzędzi, dzięki których pracownik może nawiązywać kontakt z pracodawcą, takich jak telefon, e-mail czy platformy do wideokonferencji. - Zasady wykonywania pracy zdalnej.
- Zasady kontroli wykonywanej pracy oraz przestrzegania warunków BHP
Warto podkreślić, iż kontrola ta nie musi odbywać się osobiście, ale może być realizowana za pośrednictwem narzędzi audio-wizualnych lub poprzez sporządzanie raportów z wykonanych zadań. - Sposób potwierdzenia obecności pracownika na stanowisku
Może to obejmować wysyłanie maila, SMS-a do przełożonego lub logowanie się w firmowym systemie informatycznym. - Zasady instalacji, inwentaryzacji oraz konserwacji systemu i serwisu powierzonego sprzętu komputerowego.
- Zasady wypłaty ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
W przypadku wykorzystywania przez pracownika własnego sprzętu komputerowego do celów służbowych. - Zasady pokrywania kosztów łącza internetowego, energii elektrycznej lub usług telekomunikacyjnych.
- Zasady dotyczące ewentualnych dodatkowych kosztów, jakie pracodawca może pokryć, np. zakupu ergonomicznego krzesła.
Praca zdalna a regulamin. Co powinien zawierać?
Istotnym elementem jest także uregulowanie kwestii związanych z przyjętym przez firmę modelem organizacji pracy. To oznacza, iż pracodawca precyzyjnie określa, czy zakłada pełną pracę zdalną, okazjonalną, czy też hybrydową, czyli na przykład 3 dni w trybie zdalnym i 2 dni w siedzibie firmy. Dodatkowo praca zdalna może być tymczasowa na wniosek pracownika lub pracodawcy.
W regulaminie powinny znaleźć się również jasne procedury dotyczące wnioskowania o pracę zdalną przez pracownika oraz procedury rezygnacji z tego trybu pracy. Wzór takiego wniosku może być dołączony jako załącznik do regulaminu.
Ponadto, w regulaminie dotyczącym pracy zdalnej mogą być zawarte dodatkowe aspekty, takie jak:
- Procedury związane z ochroną danych osobowych,
- Informacje dotyczące zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,
- Ocena ryzyka zawodowego związanego z pracą zdalną.
Te informacje mogą zostać dołączone do regulaminu również jako załączniki, co sprawia, iż wszystkie najważniejsze informacje dotyczące pracy zdalnej są umieszczone w jednym miejscu.
Sprecyzowanie tych wszystkich informacji umożliwi pracownikowi pełną klarowność co do zasad wykonywania pracy zdalnej.
Zatrudnienie niepełnosprawnych na odległość w regulaminie [fragment biurka, kalkulator, laptop, dokumenty, okulary i dłoń z długopisem].Regulamin pracy zdalnej a zatrudnienie osoby niepełnosprawnej
Coraz częściej można zauważyć, iż osoby niepełnosprawne są zatrudniane w ramach pracy zdalnej. Pracodawcy, którzy decydują się na taką formę zatrudnienia osób z niepełnosprawnością, a wcześniej korzystali z umów o telepracę, są teraz zobowiązani do opracowania nowego regulaminu dotyczącego pracy zdalnej.
W związku z tym konieczna jest również modyfikacja umowy o pracę zgodnie z obowiązującym w firmie regulaminie.
Podsumowanie
Regulamin pracy zdalnej stanowi istotny dokument w firmie w przypadku zatrudniania pracowników, którzy wykonują swoje obowiązki służbowe na odległość. Praca zdalna to praca na odległość, wykonywana za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
W sytuacji, gdy praca zdalna w firmie ma charakter okazjonalny, a także, gdy w firmie jest zatrudniona niewielka liczba pracowników lub tylko nieliczni z nich pracują zdalnie, pracodawca nie jest zobowiązany do stworzenia osobnego dokumentu, jakim jest Regulamin pracy zdalnej. W takim przypadku wystarcza indywidualne porozumienie między pracodawcą a pracownikiem.
Regulamin pracy zdalnej powinien obejmować najważniejsze informacje dotyczące zasad komunikacji z pracownikiem, organizacji pracy zdalnej, kontroli wykonywanej pracy i przestrzegania warunków BHP. Dodatkowo powinien precyzyjnie określać procedury składania wniosków o pracę zdalną przez pracownika oraz zasady rezygnacji z tego trybu pracy. Warto również rozważyć dołączenie załączników, takich jak procedury ochrony danych osobowych, ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej i informacje na temat zasad BHP, co pozwoli umieścić wszystkie istotne informacje w jednym miejscu.
