Karta dostawcy
Ręczne wprowadzanie faktur należy zacząć od sprawdzenia, czy mamy założoną kartę dla dostawcy. W tym celu wchodzimy w moduł “Kartoteki” →Dostawcy→ F2 Dodaj→ Otwiera się Centralna Baza Dostawców. Tutaj można zmienić wyszukiwanie wg numeru NIP. →F7 i wybieramy z listy:
Po znalezieniu dostawcy z faktury klikamy “Enter”, system pyta czy chcemy założyć kartotekę na podstawie wybranej pozycji. Klikamy “Tak”.
Wprowadzanie faktury
Po założeniu karty dostawcy jesteśmy w stanie rozpocząć manualne wprowadzanie faktury. Wchodzimy w moduł “Zakupy”→Dokumenty→F3 manualnie→Faktura VAT zakupu.
Następnie pojawia się okienko, w którym wpisujemy z papierowej faktury łączną kwotę BRUTTO.
Po zatwierdzeniu pojawia się okno, gdzie wprowadzamy dalsze dane, a kwota którą przed chwilą wprowadziliśmy pojawia się na dole ekranu.
Stanowi to kontrolę, czy kwoty jakie wprowadzimy zgadzają się z kwotą na fakturze.
Dane z faktury
W tym momencie zajmujemy się wprowadzaniem danych z faktury na górnym polu ekranu.
- Numer dokument
- Data wystawienia dokument
- Data przyjęcia i data dostawy (zazwyczaj jest to bieżący dzień, chyba, iż wprowadzamy fakturę po jakimś czasie od dostawy)
- Dostawca
Po kliknięciu na pole dostawcy wyświetla się lista dostawców jakich mamy w kartotekach. Filtrujemy wpisując numer NIP i wyszukujemy dostawcę z faktury.
Filtrować oczywiście można także przez wpisywanie nazwy dostawcy, adresu czy fragmentu nazwy. Jednak wpisywanie numeru NIP jest gwarantem, iż wybierzemy dokładnie tego dostawcę, który wystawił nam fakturę.
Wprowadzanie produktów
Klikając klawisz “Enter” pojawia się lista produktów, spośród których wybieramy te, które znajdują się na fakturze.
Możemy samodzielnie wybierać z listy produkty z faktury, lub kiedy wprowadzamy na komputerze z podłączonym skanerem, sczytywać z kodu kreskowego tak samo jak przy sprzedaży.
Po wybraniu pierwszego z produktów, wyświetla się tabela, gdzie wprowadzamy dane produktu:
- ilość,
- cenę zakupu (tutaj uwaga, czy wpisujemy cenę brutto czy netto); w celu wpisania ceny brutto należy wpisać “b” przed kwotą,
- cena detaliczna, jaką zapłaci pacjent,
- data ważności,
- seria.
W tym momencie także, mamy podgląd na poprzedni zakup tego produktu. Wyświetla się to u góry tabeli.
Po wprowadzeniu wszystkich pozycji na dole możemy skontrolować czy sumaryczna kwota zgadza się z sumą wpisywaną na początku.
W tym przypadku kwoty są różne, więc należy skontrolować gdzie popełniliśmy błąd.
Sprawdzenie cen i daty płatności
Po wprowadzeniu wszystkich produktów, można przejść do przyjęcia faktury klikając Alt+F7. Wyświetla się ostatnia już tabela.
W zaznaczonym polu zawsze domyślnie wyświetla się 14 dni. Zmieniamy tą ilość ta określoną przez dostawcę. Następnie ostatni raz kontrolujemy kwoty na fakturze i zatwierdzamy naciskając F2.
mgr.farm Martyna Piotrowska
