Jak prawidłowo zarządzać magazynem aptecznym? [video]

Gospodarowanie magazynem aptecznym jest najważniejsze dla zapewnienia płynnego funkcjonowania apteki oraz spełnienia wymagań prawnych i jakościowych. Pamiętajmy, iż świadomość częstej zmiany cen leków refundowanych, bardzo dynamicznego rynku suplementów diety powinno być powodem stałego monitorowania zapasu produktów w aptece. O tym, jak prawidłowo zarządzać magazynem aptecznym w najnowszym video opowiada mgr farm. Mirella Kowalcze. Film jest do zobaczenia TUTAJ.

Gospodarowanie magazynem aptecznym jest najważniejsze dla zapewnienia płynnego funkcjonowania apteki oraz spełnienia wymagań prawnych i jakościowych. Pamiętajmy, iż świadomość częstej zmiany cen leków refundowanych, bardzo dynamicznego rynku suplementów diety powinno być powodem stałego monitorowania zapasu produktów w aptece.

Oto kilka kroków, które pomagają w prawidłowym zarządzaniu magazynem aptecznym:

1. Zarządzanie zapasami

• Regularna inwentaryzacja: Przeprowadzaj regularne inwentaryzacje w celu weryfikacji stanu faktycznego zapasów z danymi w systemie. Umożliwia to szybką identyfikację braków, przeterminowanych leków oraz ewentualnych nadwyżek. Istnieje wiele metod przeprowadzenia inwentaryzacji. Raz do roku powinien być przeprowadzony remanent ogólny. Co jakiś czas natomiast celem utrzymania porządku powinniśmy przeprowadzać tzw. remanenty cząstkowe – głównie tych produktów, które często mogą być nieprawidłowo sprzedane pod względem ilościowym (produkty wprowadzone z mnożnikiem ilościowym)
• System FIFO (First In, First Out): Stosuj system FIFO, aby najpierw wykorzystywać najstarsze produkty, co minimalizuje ryzyko przeterminowania. Pamiętajmy o przeszkoleniu osób, które rozpoczynają pracę w aptece, aby dostały informację o priorytetowym sposobie układania leków na półkach magazynowych i w szufladach aptecznych.
• Minimalne i maksymalne stany magazynowe: Ustal minimalne i maksymalne stany magazynowe dla wszystkich produktu. Dzięki temu możesz uniknąć sytuacji zarówno braku, jak i nadmiaru produktów.
  Prawidłowo ustalone stany są sposobem, aby zaoszczędzić sporo czasu podczas codziennych zamówień aptecznych.

2. Prawidłowe przechowywanie

• Warunki przechowywania: Zapewnij odpowiednie warunki przechowywania leków zgodnie z ich specyfikacjami (np. temperatura, wilgotność). Wrażliwe produkty, takie jak szczepionki, wymagają specjalnych warunków, które muszą być stale monitorowane.
• Oznakowanie: Wszystkie produkty muszą być adekwatnie oznakowane, aby łatwo można było zidentyfikować datę ważności, serię produkcyjną oraz inne istotne informacje. Prawidłowe oznakowanie półek na suplementy, wyroby medyczne i leki ma znaczenie nie tylko podczas kontroli WIF.

Kierownik apteki powinien cyklicznie przeprowadzać tzw: kontrolę jakości – co mam na myśli?

• Sprawdzenie dostaw: Poza obligatoryjną weryfikacją towaru przy każdej dostawie należy dokładnie sprawdzić zgodność towaru z zamówieniem – czyli przeprowadzić kontrolę dostaw – a także sprawdzić stan opakowań i daty ważności.
• Monitorowanie przeterminowanych leków: Regularnie kontroluj daty ważności i odpowiednio wcześniej wycofuj produkty, które się przeterminują. Zalecana kontrola na pół roku „do przodu”.

4. Automatyzacja i systemy informatyczne

• Systemy zarządzania magazynem (WMS): Wdrożenie systemu informatycznego do zarządzania magazynem może znacznie uprościć procesy, takie jak zamawianie towaru, monitorowanie stanów magazynowych czy analiza sprzedaży.
• Automatyczne zamówienia: Ustal parametry, które pozwolą na automatyczne generowanie zamówień, gdy stany magazynowe osiągną ustalony poziom minimalny.

5. Procedury i szkolenia

• Dokumentacja: Opracuj i utrzymuj aktualne procedury dotyczące zarządzania magazynem, w tym zasady dotyczące przyjęć, przechowywania i wydawania towaru. Ważne, aby każda osoba z Personelu podpisała i przyjęła do wiadomości obowiązujące procedury.
• Szkolenie personelu: Regularnie szkol personel z zakresu prawidłowego gospodarowania magazynem, aby wszyscy byli świadomi obowiązujących standardów i procedur.

6. Zarządzanie ryzykiem

• Plan awaryjny: Przygotuj plan awaryjny na wypadek sytuacji kryzysowych, takich jak awarie chłodni, brak dostaw lub inne nieprzewidziane sytuacje.
• Ubezpieczenie: Upewnij się, iż magazyn jest odpowiednio ubezpieczony, aby zminimalizować straty w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń.

7. Optymalizacja przestrzeni magazynowej

• Organizacja przestrzeni: Efektywnie wykorzystaj przestrzeń magazynową poprzez odpowiednie rozmieszczenie produktów. Produkty najczęściej używane powinny być łatwo dostępne, a rzadziej używane można przechowywać w bardziej odległych miejscach.

Prawidłowe zarządzanie magazynem aptecznym wymaga uwzględnienia zarówno aspektów operacyjnych, jak i regulacyjnych, aby zapewnić bezpieczne i efektywne funkcjonowanie apteki.

Gospodarowanie magazynem aptecznym jest najważniejsze dla zapewnienia płynnego funkcjonowania apteki oraz spełnienia wymagań prawnych i jakościowych. Pamiętajmy, iż świadomość częstej zmiany cen leków refundowanych, bardzo dynamicznego rynku suplementów diety powinno być powodem stałego monitorowania zapasu produktów w aptece.

Oto kilka kroków, które pomagają w prawidłowym zarządzaniu magazynem aptecznym:

1. Zarządzanie zapasami

• Regularna inwentaryzacja: Przeprowadzaj regularne inwentaryzacje w celu weryfikacji stanu faktycznego zapasów z danymi w systemie. Umożliwia to szybką identyfikację braków, przeterminowanych leków oraz ewentualnych nadwyżek. Istnieje wiele metod przeprowadzenia inwentaryzacji. Raz do roku powinien być przeprowadzony remanent ogólny. Co jakiś czas natomiast celem utrzymania porządku powinniśmy przeprowadzać tzw. remanenty cząstkowe – głównie tych produktów, które często mogą być nieprawidłowo sprzedane pod względem ilościowym (produkty wprowadzone z mnożnikiem ilościowym)
• System FIFO (First In, First Out): Stosuj system FIFO, aby najpierw wykorzystywać najstarsze produkty, co minimalizuje ryzyko przeterminowania. Pamiętajmy o przeszkoleniu osób, które rozpoczynają pracę w aptece, aby dostały informację o priorytetowym sposobie układania leków na półkach magazynowych i w szufladach aptecznych.
• Minimalne i maksymalne stany magazynowe: Ustal minimalne i maksymalne stany magazynowe dla wszystkich produktu. Dzięki temu możesz uniknąć sytuacji zarówno braku, jak i nadmiaru produktów.
  Prawidłowo ustalone stany są sposobem, aby zaoszczędzić sporo czasu podczas codziennych zamówień aptecznych.

2. Prawidłowe przechowywanie

• Warunki przechowywania: Zapewnij odpowiednie warunki przechowywania leków zgodnie z ich specyfikacjami (np. temperatura, wilgotność). Wrażliwe produkty, takie jak szczepionki, wymagają specjalnych warunków, które muszą być stale monitorowane.
• Oznakowanie: Wszystkie produkty muszą być adekwatnie oznakowane, aby łatwo można było zidentyfikować datę ważności, serię produkcyjną oraz inne istotne informacje. Prawidłowe oznakowanie półek na suplementy, wyroby medyczne i leki ma znaczenie nie tylko podczas kontroli WIF.

Kierownik apteki powinien cyklicznie przeprowadzać tzw: kontrolę jakości – co mam na myśli?

• Sprawdzenie dostaw: Poza obligatoryjną weryfikacją towaru przy każdej dostawie należy dokładnie sprawdzić zgodność towaru z zamówieniem – czyli przeprowadzić kontrolę dostaw – a także sprawdzić stan opakowań i daty ważności.
• Monitorowanie przeterminowanych leków: Regularnie kontroluj daty ważności i odpowiednio wcześniej wycofuj produkty, które się przeterminują. Zalecana kontrola na pół roku „do przodu”.

4. Automatyzacja i systemy informatyczne

• Systemy zarządzania magazynem (WMS): Wdrożenie systemu informatycznego do zarządzania magazynem może znacznie uprościć procesy, takie jak zamawianie towaru, monitorowanie stanów magazynowych czy analiza sprzedaży.
• Automatyczne zamówienia: Ustal parametry, które pozwolą na automatyczne generowanie zamówień, gdy stany magazynowe osiągną ustalony poziom minimalny.

5. Procedury i szkolenia

• Dokumentacja: Opracuj i utrzymuj aktualne procedury dotyczące zarządzania magazynem, w tym zasady dotyczące przyjęć, przechowywania i wydawania towaru. Ważne, aby każda osoba z Personelu podpisała i przyjęła do wiadomości obowiązujące procedury.
• Szkolenie personelu: Regularnie szkol personel z zakresu prawidłowego gospodarowania magazynem, aby wszyscy byli świadomi obowiązujących standardów i procedur.

6. Zarządzanie ryzykiem

• Plan awaryjny: Przygotuj plan awaryjny na wypadek sytuacji kryzysowych, takich jak awarie chłodni, brak dostaw lub inne nieprzewidziane sytuacje.
• Ubezpieczenie: Upewnij się, iż magazyn jest odpowiednio ubezpieczony, aby zminimalizować straty w przypadku nieprzewidzianych zdarzeń.

7. Optymalizacja przestrzeni magazynowej

• Organizacja przestrzeni: Efektywnie wykorzystaj przestrzeń magazynową poprzez odpowiednie rozmieszczenie produktów. Produkty najczęściej używane powinny być łatwo dostępne, a rzadziej używane można przechowywać w bardziej odległych miejscach.

Prawidłowe zarządzanie magazynem aptecznym wymaga uwzględnienia zarówno aspektów operacyjnych, jak i regulacyjnych, aby zapewnić bezpieczne i efektywne funkcjonowanie apteki.