Eventy hybrydowe, czyli połączenie formy tradycyjnej z transmisją online, mają wiele zalet i są bardzo popularnym współcześnie sposobem organizacji imprez, festiwali, szkoleń, kursów czy konferencji. Wirtualne happeningi stwarzają jednak więcej okazji do rozkojarzenia i “odpłynięcia” przez uczestników siedzących przed monitorami. Rozproszenie uwagi to czasem kwestia jednego kliknięcia, odwrócenia wzroku od ekranu lub zamiany dwóch zdań z domownikami. Co zrobić, aby w jak największym stopniu zaangażować uczestników eventu hybrydowego, a szczególnie osoby, które biorą udział w wydarzeniu online? Przedstawiamy kilka ważnych sposobów i cennych trików.
Czym jest event hybrydowy?
Wydarzenia hybrydowe są wyjątkową formą organizacji różnych eventów. Łączą one tradycyjną formę spotkań z profesjonalnym live streamingiem wydarzeń. Dzięki temu angażują zarówno osoby będące fizycznie na widowni, jak również te, które uczestniczą w spotkaniu za pośrednictwem internetu. Są to więc wydarzenia na żywo (wraz ze wszystkimi elementami, takimi jak wykłady, panele dyskusyjne, wystawy, publiczność) z dodaniem do tego strony z transmisją online. Era na eventy hybrydowe zagościła w społeczeństwie na dobre po pandemii wirusa COVID-19, kiedy panujące ograniczenia i obowiązujący lockdown zmusiły organizatorów różnych wydarzeń do przeniesienia ich w sieć. Okazało się, iż taka forma eventów ma wiele zalet i zdecydowano się na trwałe połączenie obu sposobów.
Jakie wydarzenia można organizować hybrydowo?
Forma hybrydowa daje duże możliwości pod względem organizacji wielu wydarzeń. W tej formule można przeprowadzać adekwatnie każdy rodzaj eventu. Najczęściej firmy eventowe organizują streaming szkoleń, konferencji, wykłady, targi, festiwale, koncerty, wydarzenia sportowe, muzyczne i artystyczne.
Dlaczego warto organizować eventy hybrydowe?
Organizacja wydarzeń w formule hybrydowej ma wiele zalet. Są to przede wszystkim:
- zebranie większej publiczności (zarówno osób, które wolą bezpośredni kontakt na widowni, jak również tych preferujących formę online);
- możliwość zaproszenia prelegentów lub uczestników z całego świata;
- zwiększenie zasięgu i lepsza frekwencja;
- większa różnorodność wydarzenia;
- generowanie mniejszych nakładów finansowych;
- sposób na zbudowanie lepszej relacji z partnerami biznesowymi i klientami;
- możliwość wykorzystania transmisji online w strategii cyfrowej firmy.
Jak sprawić, żeby event hybrydowy był jak najbardziej wartościowy dla słuchaczy?
Wirtualne wydarzenia muszą być na tyle atrakcyjne dla słuchaczy, aby zyskać ich uwagę i zainteresowanie. To niełatwe zadanie, ponieważ trzeba wziąć pod uwagę zarówno osoby będące fizycznie na widowni, jak i te oglądające transmisje przed ekranami komputerów. Co zrobić, aby event hybrydowy był jak najbardziej wartościowy?
- Wybierz odpowiedni kontent. Prezentowane treści muszą być atrakcyjne dla uczestników – powinny zainteresować, wywołać ciekawość i skupienie.
- Znajdź wartościowych prelegentów. choćby najciekawszy, najlepszy temat może znudzić i rozkojarzyć, jeżeli jest zaprezentowany w niewłaściwy sposób. O to, żeby zainteresować słuchaczy, musi zadbać prelegent. Warto więc wybierać osoby, które będą potrafiły wywołać wśród publiczności adekwatne reakcje.
- Wybierz profesjonalnego konferansjera. Nie mniej ważna jest osoba, która poprowadzi całe spotkanie. Niezależnie od formy eventu (konferencja, prelekcja, festiwal czy szkolenie) – musi prowadzić go doświadczony konferansjer.
- Zadbaj o najlepszą jakość wydarzenia. Event powinien być dopracowany w najmniejszym szczególe. Ważne są przede wszystkim kwestie techniczne, oświetlenie, nagłośnienie, multimedia i sprzęt, a także wysokiej jakości transmisja online (płynna, z dobrym obrazem i dźwiękiem, bez zacinania się).
Jak zaangażować uczestników podczas eventu w formie hybrydowej?
Event hybrydowy nie polega jedynie na oglądaniu transmisji z wydarzenia na żywo na komputerze, telewizorze, telefonie czy tablecie. Sukces gwarantuje zaangażowanie publiczności. O wiele łatwiej jednak zrobić to wśród osób będących na widowni, niż wśród słuchaczy online. Jak sprawić, żeby aktywność podczas wydarzenia w formie hybrydowej wykazali też uczestnicy przed monitorami?
- Zadbaj o odpowiednią interakcję z uczestnikami. Zwracaj się również do nich (jeśli masz możliwość, to personalnie), patrz do kamery, wspominaj o nich od czasu do czasu. Dzięki temu będą czuli się doceniani i równie ważni, co osoby na widowni.
- Stwórz możliwość zadawania pytań przez internet i udzielaj odpowiedzi na żywo.
- Przygotuj ankiety i krótkie testy wiedzy dla słuchaczy internetowych.
- Zadbaj o interesujące i zabawne powiadomienia PUSH dla użytkowników online (na przykład “Do pierwszego wykładu pozostało 5 minut”, “Teraz jest chwila przerwy na przygotowanie gorącej herbaty”).
- Zachęć uczestników do udzielania się na czatach lub w mediach społecznościowych. Pozwoli im to na wymianę spostrzeżeń i podzielenie się swoimi opiniami.
- Zorganizuj osobom, biorącym udział w wydarzeniu online, urozmaicenie czasu spędzonego przed monitorem (gry, wyzwania, zadania, treści do przeczytania).
- Po zakończonym szkoleniu uczestnicy często otrzymują drobne upominki lub gratisy. Tym, którzy brali udział w wydarzeniu przez internet, podaruj kody zniżkowe, kody dostępu lub darmowego e-booka.
[MATERIAŁ PARTNERA]
