30 stycznia 2026 r. Główny Inspektor Farmaceutyczny poinformował o uruchomieniu nowej aplikacji do zgłaszania list środków transportu wykorzystywanych w działalności objętej zezwoleniem. Od 1 lutego 2026 r. jedyną dopuszczalną formą przekazywania danych jest system dostępny pod adresem listasrodkowtransportu.gif.gov.pl. Jednocześnie GIF wyłączył adres e‑mail [email protected], który wcześniej służył do realizacji tego obowiązku.
Nowy system obejmuje przedsiębiorców prowadzących hurtownie farmaceutyczne oraz podmioty posiadające zezwolenia na wytwarzanie lub import produktów leczniczych. Każdy podmiot musi założyć odrębny profil, który następnie przechodzi weryfikację po stronie GIF.
– Po otrzymaniu w systemie informacji od pracownika GIF o pozytywnej weryfikacji profilu osoba upoważniona przez przedsiębiorcę w procesie tworzenia profilu będzie mogła wprowadzać i uaktualniać listę środków transportu dzięki założonego konta (profilu) w ww. aplikacji – czytamy w komunikacie GIF.
Terminy, które nie do końca się zazębiają
W komunikacie GIF wskazano dwa podstawowe terminy, do których przedsiębiorcy powinni dostosować się do nowych zasad:
- przedsiębiorcy, którzy uzyskali nowe zezwolenie – powinni zgłosić środki transportu niezwłocznie po dokonaniu pierwszej transakcji, nie później jednak niż w ciągu czterech miesięcy od dnia uzyskania zezwolenia;
- pozostali przedsiębiorcy – nie później niż do 31 marca 2026 r.
Jednocześnie w tym samym komunikacie znalazło się stwierdzenie, iż „zmiany dotyczące środków transportu powinny być zgłaszane niezwłocznie”.
Taki sposób sformułowania komunikatu budzi wątpliwości dotyczące okresu przejściowego. GIF nie doprecyzował, jak traktować zmiany, które nastąpiły po 1 lutego 2026 r., ale jeszcze przed 31 marca 2026 r. Przedsiębiorcy nie mają jasności, czy mogą skorzystać z wyznaczonego terminu, czy też muszą raportować każdą zmianę od razu.
– jeżeli u jakiegoś podmiotu zaszła zmiana 1 lutego 2026 r., to ma ją zgłosić do 31 marca czy niezwłocznie? Pomyślałem sobie jednak, iż to w sumie nie jest duży problem. Pewnie GIF będzie wyrozumiały, skoro najpierw trzeba złożyć pisemny wniosek o założenie konta na platformie – zastanawia się jeden z farmaceutów zatrudnionych w hurtowni farmaceutycznej.
Dodatkowe wątpliwości dotyczą także informowania o zakończeniu procesu weryfikacji konta. Na etapie składania wniosku przedsiębiorcy otrzymywali informację, iż akceptacja profilu będzie skutkowała przesłaniem komunikatu potwierdzającego.
– Mimo zapowiedzi, iż po zatwierdzeniu wniosku otrzymamy wiadomość z informacją o aktywacji konta, żadnego komunikatu nie dostaliśmy. O tym, iż konto zostało zaakceptowane, dowiedziałem się dopiero po prostu logując się do aplikacji – relacjonuje farmaceuta zatrudniony w hurtowni farmaceutycznej.
W praktyce oznacza to, iż przedsiębiorcy nie zawsze otrzymują jednoznaczny sygnał o zakończeniu procedury weryfikacyjnej. Może to utrudniać ustalenie momentu, od którego możliwe jest pełne korzystanie z systemu.
Cyfryzacja, która wymaga więcej „papieru”
Osoby korzystające z nowego systemu wskazują, iż procedura zgłoszeniowa w praktyce nie została uproszczona. Choć GIF zmienił kanał komunikacji, sposób aktualizacji list środków transportu przez cały czas opiera się na wieloetapowym obiegu dokumentów.
– Myślałem, iż to dobra zmiana, bo będzie w końcu nowocześniej i przede wszystkim prościej i mniej czasochłonnie. A potem zobaczyłem, jak to działa w praktyce… i się zdziwiłem – relacjonuje Osoba Odpowiedzialna w jednej z hurtowni farmaceutycznych.
W pierwszym kroku użytkownik wprowadza dane pojazdów. Może to zrobić przez załączenie pliku CSV albo manualnie. Następnie system generuje plik PDF. Dokument trzeba zweryfikować, wydrukować i podpisać lub opatrzyć podpisem elektronicznym. Dopiero po ponownym załączeniu podpisanego pliku system uznaje aktualizację za zakończoną.
– Wygenerowany plik PDF zajmuje co najmniej dwa razy więcej kartek niż dokumenty, które przygotowywaliśmy wcześniej. Dodatkowo lista nie zawiera numeracji ani podsumowania liczby środków transportu, co utrudnia sprawdzenie jej poprawności – wskazuje pracownik hurtowni farmaceutycznej.
Użytkownicy zwracają też uwagę, iż procedura jest wrażliwa na przerwy w pracy. Przy dłuższym czasie między kolejnymi etapami plik może wygasnąć. W takim przypadku cały proces trzeba rozpocząć od nowa. W efekcie nowy system przez cały czas wymaga korzystania z drukarki, skanera i manualnej kontroli dokumentów.
Konto „na firmę”, bez użytkowników
Pierwsze doświadczenia użytkowników pokazują również, iż aplikacja przewiduje zakładanie konta na przedsiębiorcę jako podmiot. System nie umożliwia tworzenia imiennych profili użytkowników ani przypisywania ról i zakresów uprawnień.
W praktyce dostęp do systemu odbywa się przez jeden profil „firmowy”. Aplikacja nie rozróżnia, kto wykonuje konkretne czynności. Nie zapewnia też przejrzystej historii działań przypisanej do poszczególnych osób.
– W zasadzie nie wiadomo, kto powinien z tego konta korzystać. Brakuje rozwiązań, które pozwalałyby przypisać konkretne osoby do określonych ról i uprawnień. Przy urlopie, chorobie czy zmianie pracy pojawia się pytanie, jak zapewnić ciągłość obsługi systemu – wskazuje jeden z pracowników hurtowni farmaceutycznej.
GIF w komunikacie przypomina, iż brak aktualnej listy środków transportu może skutkować cofnięciem zezwolenia na prowadzenie działalności objętej nadzorem. W połączeniu z wątpliwościami interpretacyjnymi oraz problemami organizacyjnymi nowego systemu zwiększa to ryzyko formalnych uchybień po stronie przedsiębiorców.
– Wyobrażałem to sobie zupełnie inaczej. Liczyłem, iż zgłoszenie będzie polegało na załączeniu jednego pliku i potwierdzeniu go podpisem elektronicznym – podsumowuje pracownik hurtowni farmaceutycznej.
Źródło: MB/Główny Inspektorat Farmaceutyczny
