Zapytanie ofertowe nr 4/2026

Zapytanie ofertowe nr 4/2026 (dotyczy zamówienia usługi hotelowej dot. realizacji usługi hotelowej projektów: VIII Obóz SMA oraz Obóz dla osób dorosłych z SMA).

Zamawiający

FUNDACJA SMA

Ul. Drwęcka 11 lok. 26

02-495 Warszawa

Tel.: 22 350 02 02

Faks: 22 350 02 01

Email: [email protected]

WWW: www.fsma.pl

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Zadaniem Wykonawcy jest zapewnienie usługi noclegowej i gastronomicznej (śniadania, obiady, kolacje) dla uczestników 2 obozów zgodnie z wytycznymi zawartymi w szczegółowym opisie zamówienia.

Zamówienie jest podzielone na dwa odrębne pakiety:

PAKIET NR 1 – VIII Obóz SMA

• Termin realizacji: 10–17 lipca 2027 r.
• Planowana liczba uczestników: 250 osób.
• Struktura grupy: około 100 dzieci oraz około 100 osób dorosłych, w tym co najmniej 50 dzieci z niepełnosprawnościami poruszających się na wózkach.
• Miejsce realizacji: obiekt hotelowy na terenie Polski, spełniający minimalne wymagania określone w niniejszym zapytaniu ofertowym.

PAKIET NR 2 – II Obóz dla osób dorosłych z SMA

• Termin realizacji: 23–30 sierpnia 2027 r.
• Planowana liczba uczestników: 40 osób dorosłych.
• Struktura grupy: osoby dorosłe, w tym co najmniej 20 osób z niepełnosprawnościami poruszających się na wózkach.
• Miejsce realizacji: obiekt hotelowy na terenie Polski, spełniający minimalne wymagania określone w niniejszym zapytaniu ofertowym.

Zasady składania ofert na poszczególne pakiety

Oferent może złożyć ofertę:

• wyłącznie na Pakiet nr 1;
• wyłącznie na Pakiet nr 2;
• na oba pakiety.

Każdy z pakietów stanowi odrębną część zamówienia i będzie podlegał odrębnej ocenie oraz odrębnemu wyborowi najkorzystniejszej oferty.

Zamawiający dopuszcza możliwość wyboru różnych Wykonawców i różnych obiektów hotelowych dla poszczególnych pakietów. Złożenie oferty na oba pakiety nie oznacza konieczności wyboru danego Oferenta w zakresie obu pakietów.

W przypadku składania oferty na oba pakiety Oferent zobowiązany jest do przedstawienia odrębnej wyceny dla wszystkich pakietu, umożliwiającej niezależną ocenę każdej części zamówienia.

Minimalne wymagania dotyczące obiektu hotelowego:

Standard obiektu

Obiekt powinien posiadać standard odpowiadający co najmniej kategorii hotelu trzygwiazdkowego (3*), zgodnie z wymaganiami określonymi w obowiązujących przepisach dotyczących obiektów hotelarskich, w szczególności w rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie, z późniejszymi zmianami, lub zapewniać standard równoważny.

Dostępność dla osób ze szczególnymi potrzebami

Obiekt musi być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, w tym osób poruszających się na wózkach, oraz zapewniać dostępność architektoniczną przestrzeni wykorzystywanych przez uczestników podczas pobytu. Na etapie składania oferty Wykonawca zobowiązany jest złożyć oświadczenie potwierdzające spełnienie wymagań obiektu w zakresie dostępności lub zapewnieniu ewentualnej dostępności alternatywnej.

Komunikacja wewnętrzna

Obiekt musi dysponować co najmniej 1 windą dostępną dla uczestników, umożliwiającymi korzystanie z nich przez osoby poruszające się na wózkach.

Sala konferencyjna lub sala do prowadzenia zajęć

Obiekt musi zapewnić uczestnikom w ramach pobytu, bez dodatkowych opłat, dostęp do sali konferencyjnej umożliwiającej prowadzenie zajęć dla grupy co najmniej 50 osób jednocześnie przez cały okres trwania obozu.

Teren zielony

Teren zielony/rekreacyjny bezpośrednio przy obiekcie, dostępny dla uczestników do prowadzenia zajęć bez dodatkowych opłat.

Parking

Obiekt powinien zapewnić uczestnikom pobytu możliwość całodobowego nieodpłatnego korzystania z parkingu znajdującego się przy obiekcie lub na jego terenie.

Restauracja i wyżywienie

Obiekt powinien dysponować restauracją znajdującą się na jego terenie, w której będzie realizowane wyżywienie uczestników.

Forma wyżywienia

W ramach pobytu należy zapewnić każdemu uczestnikowi trzy podstawowe posiłki dziennie: śniadanie, obiad i kolację, serwowane lub w formie bufetu.

Zakwaterowanie

Zakwaterowanie uczestników powinno odbywać się w pokojach 4-osobowych lub większych, wyposażonych w indywidualne łazienki. Pokoje te oraz znajdujące się w nich łazienki muszą posiadać powierzchnię, układ funkcjonalny i wyposażenie umożliwiające swobodne i bezpieczne korzystanie z nich przez osoby poruszające się na wózkach.

1. Oferta powinna zawierać:

Opis oferowanego obiektu, obejmujący w szczególności:

• nazwę i dokładny adres obiektu;
• kategorię i standard obiektu;
• opis infrastruktury i wyposażenia istotnych z punktu widzenia realizacji zamówienia;
• opis dostępności obiektu dla osób z niepełnosprawnościami, w szczególności osób poruszających się na wózkach;
• informację o ewentualnych rozwiązaniach w zakresie dostępności alternatywnej;
• informację o liczbie i standardzie pokoi;
• informację o liczbie pokoi i miejsc noclegowych przystosowanych do potrzeb osób poruszających się na wózkach;
• informację o dostępności i parametrach wind;
• informację o dostępności sali konferencyjnej/sali do prowadzenia zajęć oraz jej maksymalnej pojemności;
• informację o dostępności restauracji lub sali gastronomicznej;
• informację o parkingu;
• informację o terenie zielonym i rekreacyjnym;
• informację o basenie, salach ćwiczeń i innej infrastrukturze rekreacyjnej, o ile obiekt taką posiada;
• opis dodatkowych udogodnień i walorów funkcjonalnych obiektu istotnych z punktu widzenia potrzeb uczestników.
• Opis doświadczenia Oferenta w organizacji i obsłudze pobytów, imprez turystycznych, turnusów, obozów lub innych wydarzeń grupowych z udziałem osób z niepełnosprawnościami, ze szczególnym uwzględnieniem grup obejmujących osoby z ograniczoną mobilnością i osoby poruszające się na wózkach.
• Oświadczenie Oferenta o spełnianiu wszystkich minimalnych wymagań dotyczących obiektu, określonych w pkt 1 zapytania ofertowego, w tym wymagań dotyczących standardu, dostępności architektonicznej, zakwaterowania, wyżywienia oraz wymaganej infrastruktury.

Szczegółową wycenę usług osobno dla wszystkich pakietu, obejmującą co najmniej:

• cenę brutto za 1 osobodzień pobytu, obejmującą zakwaterowanie oraz całodzienne wyżywienie składające się z 3 posiłków: śniadania, obiadu i kolacji;
• ceny z uwzględnieniem poszczególnych grup wiekowych uczestników, o ile Oferent stosuje zróżnicowane stawki w zależności od wieku; tj. „dzieci 0–4 lata”, „5–15 lat”, „osoby od 16. roku życia
• wskazanie, jakie świadczenia i usługi dodatkowe są zawarte w cenie osobodnia, w szczególności korzystanie z basenu, sali ćwiczeń, parkingu oraz pozostałej infrastruktury wymaganej w pkt 1;
• informację o wszystkich innych opłatach, które nie zostały uwzględnione w cenie osobodnia, o ile takie opłaty występują.

Wszystkie ceny wskazane w ofercie powinny być cenami brutto i obejmować wszelkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia.

W przypadku składania oferty na oba pakiety niedopuszczalne jest przedstawienie wyłącznie jednej łącznej ceny za realizację obu imprez. Oferta musi umożliwiać jednoznaczne ustalenie ceny i dokonanie niezależnej oceny każdego pakietu.

1. wykluczenia z możliwości realizacji zamówienia

Do postępowania nie zostaną dopuszczone oferty niepełne, bez wymaganych załączników i oświadczeń, nie podpisane przez osoby upoważnione do reprezentacji, złożone po terminie, a także oferty niespełniające wymagań dotyczących standardu obiektu.

III. WARUNKI PŁATNOŚCI

• Płatność za usługi będzie realizowana przelewem – opłata rezerwacyjna w wysokości 10% wartości zamówienia w okresie 14 dni od zawarcia umowy, faktura końcowa może zostać wystawiona po zrealizowaniu ostatniej usługi płatna w okresie 14 dni od wystawienia i dostarczenia do zamawiającego.

IV . PODMIOTY UPRAWNIONE DO ZŁOŻENIA OFERTY

• Ofertę mogą złożyć podmioty, które:

1. a) posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, o ile ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
2. b) posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia,
3. c) prowadzą działalność gospodarczą nie krócej niż 12 miesięcy licząc od dnia otrzymania niniejszego zapytania ofertowego,

• Oferent jest zobowiązany do złożenia wraz z ofertą następujących dokumentów:

1. a) Aktualny odpis z adekwatnego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, o ile odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub zgłoszenia do ewidencji działalności gospodarczej, wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert, o którym mowa w pkt V. niniejszego zapytania ofertowego.
2. b) Dokumenty potwierdzające uprawnienie osób podpisujących ofertę do jej podpisania, o ile nie wynikają z przepisów prawa lub innych dokumentów rejestrowych

• Zamawiający dokona oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu na podstawie oświadczeń i dokumentów, na zasadzie „spełnia – nie spełnia”
• Zamówienie nie może zostać udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo ze Zleceniobiorcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zleceniobiorcy lub osobami wykonującymi w imieniu Zleceniobiorcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez:

1) uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;

2) posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji;

3) pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;

4) pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

• Potencjalny wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z zamawiającym.

1. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Oferent powinien stworzyć ofertę w wersji pisemnej i dostarczyć w wersji podpisanej podpisem elektronicznym do 10 września 2026 r.

Oferta powinna zawierać:

– gwarancję niezmienności ceny do 30 września 2026 r. – najpóźniej w tym dniu Zamawiający dokona wyboru oferty

– datę sporządzenia

– nazwę, adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP, adres e-mail,

– ofertę cenową,

1. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
2. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty e-mail na adres: [email protected] do dnia 10.09.2026. do godz. 15:00 (decyduje data wpływu dokumentów).
3. Ocena ofert i wyniki i wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony zostanie do dnia 30.09.2026 r., na stronie internetowej pod adresem www.fsma.pl
4. Oferty złożone po terminie lub niekompletne nie będą rozpatrywane.
5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
6. Zapytanie ofertowe zostało zamieszczone na stronie: www.fsma.pl

VII. OCENA OFERT

2. Ocena ofert składa się z dwóch etapów:
3. a) Etap 1 – Zamawiający dokonuje oceny spełnienia przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu.
4. b) Etap 2 – W przypadku złożenia ofert przez więcej niż jednego Wykonawcę, spełniającego warunki udziału w postępowaniu, Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów oceny: Przyjęto liczbę, 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym: Kryterium I: Cena ofertowa – 80 punktów Kryterium II: Standard, funkcjonalność i walory użytkowe obiektu – 20%

3. Ocena spełnienia przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu – Etap 1, dokonywana jest na podstawie dokumentów, o których mowa w pkt III ustęp 3, zgodnie z formułą „spełnia-nie spełnia”.

4. Ocena ofert w ramach Etapu 2 dokonywana jest na podstawie osiągniętej liczby punktów wyliczonych w następujący sposób: Przyjęto liczbę 100 jako maksymalną liczbę punktów, jaką może uzyskać każdy z oferentów, w tym:
5. a) Cena ofertowa – 80 punktów Cenę oferty należy podać w kwocie brutto, uwzględniając zakres zamówienia oraz wszystkie koszty związane z jego realizacją, zgodnie z wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym. Maksymalna ilość punktów – najniższa cena. Pozostali oferenci będą mieli przyznawane punkty wg formuły.

Cmin x 80

PCof = ————— pkt

Cof

gdzie:

PCof – liczba punktów przyznanych cenie oferty

Cmin – najniższa z oferowanych cen

Cof – cena rozpatrywanej oferty

1. b) Standard, funkcjonalność i walory użytkowe obiektu – 20%

5. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, który zaoferował najkorzystniejszą ofertę zgodnie z przedstawionymi wyżej wyliczeniami.

6. o ile nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, iż dwie lub więcej ofert uzyska tyle samo punktów Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami.

7. W przypadku nie wybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.

8. o ile Wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się od zawarcia umowy, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.

VII. PRZESŁANKI ODRZUCENIA OFERTY

Zamawiający może odrzucić ofertę, jeżeli:

1. Jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,
2. Zostanie złożona po terminie składania ofert,
3. Będzie zawierała rażąco niską cenę (przedmiotowa przesłanka zostanie spełniona, gdy cena oferty będzie niższa minimum o 20% od kwoty, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia),
4. Będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
5. Nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń.

VIII. DODATKOWE INFORMACJE

Dodatkowe informacje w przypadku pytań będą przekazywane, bez zbędnej zwłoki, drogą mailową. Pytania prosimy kierować pod adres mailowy [email protected]

Uwaga!

Zamawiający zastrzega, iż przed podpisaniem umowy może odstąpić od zamówienia bez podania przyczyny.