Urzędomaty coraz popularniejsze. Wygoda dla mieszkańców, ale prawo nie nadąża za technologią

Odbiór dokumentów urzędowych bez kolejek, umawiania wizyt i konieczności dostosowywania się do godzin pracy urzędu? W kolejnych polskich miastach umożliwiają to urzędomaty, działające na podobnej zasadzie jak popularne automaty paczkowe. Choć rozwiązanie jest wygodne dla mieszkańców, pojawiają się pytania o jego zgodność z obowiązującymi przepisami. Ministerstwa Infrastruktury oraz Spraw Wewnętrznych i Administracji wyjaśniają, jakie dokumenty można odbierać w ten sposób i jakie zmiany są planowane.

Załatwianie spraw urzędowych kojarzy się wielu osobom z koniecznością osobistej wizyty, oczekiwaniem w kolejce i dopasowaniem codziennych obowiązków do godzin pracy instytucji. Samorządy coraz częściej próbują zmieniać ten sposób obsługi mieszkańców, wprowadzając rozwiązania pozwalające odebrać gotowe dokumenty o dowolnej porze.

Jednym z nich są urzędomaty. Zasada ich działania jest prosta. Po przygotowaniu dokumentu urząd umieszcza go w specjalnej skrytce, a mieszkaniec otrzymuje informacje umożliwiające jego odbiór. Nie musi przy tym kontaktować się bezpośrednio z pracownikiem urzędu.

Dokumenty do odbioru przez całą dobę

Od 13 października 2026 roku z takiego rozwiązania mogą korzystać mieszkańcy Koszalina. Urządzenie umożliwia odbieranie udostępnionej w nim korespondencji urzędowej niezależnie od godzin pracy magistratu. Do otwarcia skrytki wykorzystywane są numer telefonu oraz indywidualny kod PIN.

Koszalin nie jest jednak pionierem w tej dziedzinie. Podobne urządzenia funkcjonują już w innych samorządach. W Poznaniu rozwiązanie wykorzystywane jest od blisko trzech lat, między innymi do wydawania dowodów rejestracyjnych pojazdów. Osoba składająca wniosek może zdecydować, czy chce odebrać gotowy dokument tradycyjnie, czy skorzystać z automatu dostępnego przez całą dobę.

Takie rozwiązania mogą być szczególnie przydatne osobom pracującym w godzinach funkcjonowania urzędów, a także mieszkańcom, dla których każda dodatkowa wizyta w instytucji stanowi utrudnienie. Dotyczy to również części seniorów i osób z niepełnosprawnościami, choć w ich przypadku istotne pozostaje odpowiednie dostosowanie urządzeń do indywidualnych potrzeb użytkowników.

Wygoda to jedno, przepisy to drugie

Rosnące zainteresowanie urzędomatami nie oznacza jednak, iż samorządy mogą wykorzystywać je do przekazywania wszystkich dokumentów.

Problem dotyczy przede wszystkim przepisów regulujących doręczanie decyzji administracyjnych i korespondencji związanej z prowadzonymi postępowaniami. Kodeks postępowania administracyjnego określa bowiem zasady, które mają zapewnić pewność, iż pismo trafiło do adekwatnej osoby oraz iż możliwe jest jednoznaczne ustalenie daty doręczenia.

Wątpliwości dotyczące stosowania urzędomatów stały się przedmiotem interpelacji poselskiej Michała Wosia. Parlamentarzysta wskazał między innymi na sytuację powiatu raciborskiego, który analizował możliwość uruchomienia takiego urządzenia, jednak napotkał przeszkody związane z interpretacją obowiązujących przepisów.

W odpowiedzi wiceminister infrastruktury Stanisław Bukowiec potwierdził, iż obecne regulacje nie przewidują wprost doręczania decyzji administracyjnych i innych pism procesowych dzięki urzędomatów.

Nie oznacza to jednak automatycznie, iż każdy dokument przekazany w taki sposób został doręczony nieprawidłowo.

Kluczowe znaczenie ma sposób identyfikacji odbiorcy oraz procedura potwierdzania odbioru. Poszczególne samorządy stosują bowiem różne rozwiązania techniczne. W niektórych przypadkach wymagany jest podpis, w innych wystarcza elektroniczna autoryzacja.

To właśnie od przyjętych procedur i rodzaju przekazywanej korespondencji zależy ocena prawna konkretnego doręczenia.

Dowodu osobistego z urzędomatu nie odbierzemy

Nie wszystkie dokumenty mogą być udostępniane w automatach. Dotyczy to między innymi dowodów osobistych oraz paszportów.

Jak wyjaśniła wiceminister spraw wewnętrznych i administracji Magdalena Roguska, obowiązujące przepisy nie pozwalają na wydawanie tych dokumentów za pośrednictwem urzędomatów.

W przypadku dowodów osobistych resort nie przewiduje wprowadzenia takiej możliwości. Wynika to między innymi ze szczególnego charakteru dokumentu potwierdzającego tożsamość obywatela.

Inaczej może wyglądać przyszłość odbioru paszportów. MSWiA pracuje nad rozwiązaniem, które umożliwiłoby dostarczenie dokumentu paszportowego na adres wskazany przez jego właściciela.

Wprowadzenie takiej usługi będzie jednak wymagało zmian ustawowych oraz dostosowania systemów informatycznych obsługujących wydawanie paszportów.

Prawo jazdy będzie można odebrać z automatu?

Zmiany zapowiada również Ministerstwo Infrastruktury. Resort zamierza stworzyć podstawy prawne umożliwiające odbiór prawa jazdy oraz określonych dokumentów uprawniających do kierowania pojazdami dzięki urzędomatów.

Ważne jest jednak rozróżnienie dwóch kwestii: wydania gotowego dokumentu oraz formalnego doręczenia decyzji administracyjnej.

Planowane ułatwienia mają dotyczyć przede wszystkim przekazywania dokumentów potwierdzających posiadane uprawnienia. Nie oznaczają natomiast wprowadzenia nowych, powszechnych zasad doręczania urzędowej korespondencji procesowej.

Urzędomaty mają przyszłość, ale potrzebują jasnych zasad

Rozwój urzędomatów pokazuje, iż administracja publiczna coraz częściej szuka sposobów na ograniczenie formalności i ułatwienie mieszkańcom załatwiania codziennych spraw.

Sama dostępność urządzenia przez 24 godziny na dobę nie rozwiązuje jednak wszystkich problemów. Równie ważne są bezpieczeństwo danych, prawidłowa identyfikacja odbiorcy oraz pewność, iż sposób przekazania dokumentu nie narusza jego praw.

Dla mieszkańców istotne jest także, aby nowe rozwiązania były rzeczywiście dostępne, również dla osób starszych, mających trudności z obsługą urządzeń elektronicznych czy poruszających się na wózkach.

Na razie osoby korzystające z urzędomatów powinny pamiętać, iż możliwość odbioru dokumentów zależy od rodzaju sprawy oraz zasad obowiązujących w konkretnym urzędzie.

Źródło: PAP