Od kilku lat szczepienia ochronne wykonywane w aptekach stały się integralnym elementem systemu ochrony zdrowia. Farmaceuci wykonują szczepienia przeciw grypie, COVID-19 oraz innym chorobom zakaźnym zgodnie z obowiązującymi przepisami, a liczba aptek prowadzących punkty szczepień systematycznie rośnie. Wraz z rozwojem tej działalności rosną jednak również wymagania organizacyjne, dokumentacyjne i jakościowe.
Większość problemów pojawiających się podczas kontroli lub codziennej pracy nie wynika z niewłaściwego wykonania samego szczepienia, ale z błędów organizacyjnych. Niewłaściwie przygotowana dokumentacja, brak aktualnych procedur, nieprawidłowe przechowywanie szczepionek czy niedostateczne przygotowanie personelu mogą prowadzić do nieprawidłowości mających wpływ zarówno na bezpieczeństwo pacjentów, jak i odpowiedzialność kierownika apteki.
-
Brak regularnego przeglądu procedur
Jednym z najczęściej spotykanych problemów jest przygotowanie kompletu procedur wyłącznie na potrzeby uruchomienia punktu szczepień. Dokumentacja trafia do segregatora i przez kolejne lata nie jest aktualizowana.
Tymczasem przepisy dotyczące wykonywania szczepień, kwalifikacji pacjentów czy sposobu prowadzenia dokumentacji ulegają zmianom. Aktualizacji wymagają również procedury wewnętrzne wynikające ze zmian organizacyjnych w aptece.
W praktyce podczas kontroli często okazuje się, że:
- procedury zawierają nieaktualne podstawy prawne,
- wskazują nieobowiązujące formularze,
- opisują sprzęt, którego apteka już nie posiada,
- odnoszą się do nieaktualnych zasad kwalifikacji.
Jak temu zapobiec?
Dobrym rozwiązaniem jest przeprowadzanie audytu dokumentacji przynajmniej raz w roku, najlepiej przed rozpoczęciem sezonu szczepień przeciw grypie. Każda procedura powinna posiadać numer wersji, datę aktualizacji oraz osobę odpowiedzialną za jej zatwierdzenie.
-
Brak kontroli terminów ważności szczepionek
Szczepionki często zamawiane są sezonowo. W okresach mniejszego zainteresowania mogą pozostawać w lodówce przez wiele miesięcy.
Najczęściej spotykane problemy to:
- brak stosowania zasady FEFO,
- niewystarczająca kontrola terminów ważności,
- pozostawianie preparatów z krótkim terminem ważności bez oznaczenia.
Najlepszą praktyką jest comiesięczna kontrola wszystkich szczepionek oraz oznaczanie preparatów z terminem ważności krótszym niż trzy miesiące.
-
Niekompletne wyposażenie zestawu przeciwwstrząsowego
Obowiązek zapewnienia możliwości udzielenia natychmiastowej pomocy pacjentowi wynika z obowiązujących przepisów dotyczących wykonywania szczepień ochronnych.
Najczęściej spotykane nieprawidłowości obejmują:
- przeterminowane produkty,
- brak regularnych przeglądów,
- brak dokumentacji kontroli,
- niepełne wyposażenie.
Sam fakt posiadania zestawu nie jest wystarczający. Należy prowadzić harmonogram jego okresowych kontroli.
4. Brak regularnych ćwiczeń personelu
Anafilaksja występuje bardzo rzadko, jednak cały personel powinien wiedzieć, jak postępować.
Problemem jest sytuacja, gdy:
- tylko jedna osoba zna procedurę,
- nowi pracownicy nie zostali przeszkoleni,
- od kilku lat nie przeprowadzano ćwiczeń.
Coraz więcej ekspertów rekomenduje organizowanie krótkich symulacji raz lub dwa razy w roku. Pozwala to utrwalić schemat postępowania i skrócić czas reakcji.
5. Niepełna dokumentacja kwalifikacji pacjenta
Dokumentacja medyczna stanowi jeden z najważniejszych elementów wykonywania szczepień.
Błędy dotyczą przede wszystkim:
- niekompletnych ankiet,
- braku podpisów,
- niewłaściwego archiwizowania dokumentacji,
- nieczytelnych zapisów.
Warto pamiętać, iż dokumentacja medyczna podlega takim samym zasadom prowadzenia i przechowywania jak w innych podmiotach wykonujących działalność leczniczą.
6. Nieprzygotowane stanowisko szczepień
Punkt szczepień powinien zapewniać komfort oraz bezpieczeństwo pacjenta.
Najczęściej spotykane problemy:
- brak odpowiedniej prywatności,
- niewystarczająca ilość miejsca,
- utrudniony dostęp do umywalki lub środków do dezynfekcji,
- nieergonomiczne rozmieszczenie wyposażenia.
Dobrze zorganizowane stanowisko skraca czas przygotowania szczepienia i ogranicza ryzyko pomyłek
7. Brak planu działania w sytuacjach awaryjnych
Każdy punkt szczepień powinien posiadać procedury dotyczące:
- awarii lodówki,
- przerwy w dostawie prądu,
- uszkodzenia szczepionki,
- błędu w dokumentacji,
- wystąpienia niepożądanego odczynu poszczepiennego,
- konieczności zgłoszenia zdarzenia do odpowiednich instytucji.
W praktyce wiele aptek opracowuje takie procedury dopiero po wystąpieniu problemu.
8. Niewłaściwe planowanie terminów szczepień
W sezonie jesiennym liczba pacjentów znacząco wzrasta.
Najczęściej popełniane błędy:
- nakładanie wizyt,
- brak czasu w obserwację pacjenta,
- zbyt małe odstępy pomiędzy szczepieniami,
- brak rezerwy na sytuacje nieprzewidziane.
Optymalnym rozwiązaniem jest pozostawienie kilku wolnych okien czasowych każdego dnia.
Rola kierownika apteki
Choć szczepienia wykonują farmaceuci posiadający odpowiednie kwalifikacje, za organizację pracy punktu szczepień odpowiada przede wszystkim kierownik apteki. To on powinien zapewnić odpowiednie warunki lokalowe, adekwatne przechowywanie szczepionek, dostępność sprzętu, aktualność procedur oraz nadzór nad dokumentacją.
W praktyce oznacza to konieczność stworzenia systemu zarządzania jakością obejmującego regularne przeglądy wyposażenia, okresowe szkolenia personelu, analizę zdarzeń niepożądanych oraz cykliczne audyty wewnętrzne. Takie podejście nie tylko zwiększa bezpieczeństwo pacjentów, ale również ułatwia przygotowanie apteki do ewentualnych kontroli prowadzonych przez organy nadzoru.
Większość błędów organizacyjnych w aptecznych punktach szczepień nie wynika z braku wiedzy farmaceutów, ale z rutyny oraz niewystarczającego nadzoru nad codziennymi procesami. Regularny przegląd procedur, kontrola dokumentacji, monitorowanie warunków przechowywania szczepionek oraz systematyczne szkolenia personelu pozwalają znacząco ograniczyć ryzyko nieprawidłowości.
