Chciałbym przedstawić sposoby skutecznego zarządzania czasem. Według mnie jest to bardzo ważna kwestia. Można powiedzieć wręcz, iż to klucz do większej efektywności i mniejszego stresu.
Sposoby zarządzania czasem
Pierwszym sposobem, który tu opiszę, jest ustalenie priorytetów zadań. Nie wszystko jest przecież tak samo ważne. Rzeczy do wykonania powinniśmy podzielić na te, które trzeba zrobić od razu, te zaplanowane na zrobienie później, te, których wykonanie ograniczamy oraz rzeczy nieważne, które po prostu usuwamy.
Kolejnym czynnikiem, który składa się na skuteczne zarządzanie czasem jest planowanie dnia. Należy zrobić listę zadań do wykonania, a następnie przeznaczyć czas na konkretne rzeczy, które trzeba zrobić, pamiętając o zostawieniu pewnej jego ilości na sytuacje nieprzewidziane. Ustalenie konkretnych godzin na poszczególne zadania i trzymanie się tego harmonogramu pomoże uniknąć niepotrzebnego pośpiechu. Ważne jest, aby po okresie skupienia robić sobie przerwy na krótki relaks.
Ograniczyć trzeba także rzeczy rozpraszające – podczas pracy należy wyłączyć powiadomienia w telefonie, sprawdzać pocztę elektroniczną tylko o określonych godzinach, uporządkować rzeczy na biurku.
Pamiętać należy też, aby nie brać na siebie więcej obowiązków, niż można wypełnić. Koniecznie trzeba przeznaczyć odpowiednią ilość czasu w odpoczynek, uprawianie sportu oraz oczywiście sen.
Następnym sposobem na skuteczne zarządzanie dostępnym czasem jest unikanie wykonywania dwóch, czy choćby kilku zadań naraz, ponieważ często prowadzi do rozproszenia uwagi i obniża jakość wykonywanej pracy. Koncentracja na jednym zadaniu pozwala osiągnąć lepsze rezultaty w krótszym czasie.
Grupowanie podobnych zadań także jest ważne: należy planować swoje zadania w sposób umożliwiający wykonanie powiązanych czynności w jednym bloku czasowym. Pozwala to oszczędzić energię i czas, ponieważ nie trzeba ciągle zmieniać kontekstu i przełączać się między różnymi rodzajami zadań.
Skuteczne zarządzanie czasem pozwala nam wykorzystać dostępne godziny w sposób maksymalnie efektywny. Kiedy umiemy odpowiednio planować i wykonywać zadania, możemy zrealizować więcej w krótszym czasie.
Opracowanie wpisu w ramach odbywanego Stażu: Piotr Jędrasik
