Jak poprawć efektywność osobistą

Efektywność osobista

Możemy wypracować nawyki, które będą nas wspierać w tym, by w krótszym czasie zrobić więcej. Jest to prostsze, niż mogłoby się wydawać.

Zapewne każdy z nas doświadcza tego, iż zadań do wykonania ma dużo, może choćby coraz więcej. Czasu natomiast nie przybywa i nie jesteśmy w stanie zrobić wszystkiego. Stale musimy dokonywać wyborów, podejmować mikrodecyzje. „Na co chcę przeznaczyć czas, a na co nie?” – to ważne pytanie. Odpowiedź na nie wiele rzeczy porządkuje. Zajęci codziennymi obowiązkami nie zawsze dajemy sobie czas na refleksję. Nie przesiewamy wszystkich rzeczy do załatwienia przez pewne sito. A przecież to my sami powinniśmy decydować, jak duże, czy jak małe oczka mają być w tym sicie.

Efektywność osobista to nie ściganie się z czasem

Wyścig z czasem niekoniecznie przynosi pożądane przez nas rezultaty. najważniejsze natomiast jest zdanie sobie sprawy z tego, co zrobię, a czego nie zrobię, albo co zrobię niekoniecznie tak dokładnie, jakbym dysponował większą ilością czasu, ale wystarczająco dobrze. Przyjrzymy się zatem pewnym zasadom, które pozwolą nam zwiększyć naszą efektywność osobistą.

1. Reguły efektywności działają jak prawo ciążenia

Nie ważne czy w nie wierzymy czy nie, one mają na nas wpływ. I pozostało prawo Parkinsona, które mówi, iż będziemy wykonywali daną czynność tak długo, jak sobie ją zaplanujemy. o ile przewidzimy na to zadanie 2 godz., to będziemy je robili przez tyle czasu, choć można byłoby je skończy wcześniej.

2. Produktywność a efektywność osobista

Efektywność to jest stosunek efektów do poniesionych nakładów albo zużytych zasobów. Natomiast produktywność polega na umiejętności osiągania najlepszych możliwych efektów przy najmniejszym możliwym wysiłku i w najkrótszym czasie. Produktywna osoba powinna robić:

• właściwe rzeczy
• we adekwatnym czasie
• we adekwatny sposób.

EFEKTYWNOŚĆ = stosunek uzyskanych efektów do poniesionych nakładów PRODUKTYWNOŚĆ = efekt uzyskiwany w jednostce czasu

3. Elastyczne podejście i matryca Eisenhowera

Skoro nie jesteśmy w stanie przetworzyć nadmiaru informacji ani wykonać wszystkich zadań, kluczem do naszej produktywności staje się umiejętność podejmowania decyzji, którymi adekwatnymi rzeczami należy się zająć. Ważna jest też umiejętność elastycznego podchodzenia do tego zagadnienia. Wcześniej podjęte przez nas decyzje czasami muszą podlegać stałej weryfikacji i aktualizacji. W podejmowaniu decyzji przydatna jest matryca Eisenhowera. Ten amerykański generał wymyślił ją w latach 60. XX w. Dokonywał on podziału na rzeczy pilne i niepilne oraz ważne i nieważne.

Większość z nas już wyeliminowała rzeczy niepilne i nieważne. Teraz mamy wyłącznie ważne i pilne, a tylko niektóre z nich są najważniejsze i najpilniejsze. I te wymagają szczególnego traktowania. Powinny być robione wtedy, kiedy możemy się najlepiej skupić, w naszych złotych godzinach. Co zrobię, czego w ogóle, a co mogę zrobić mniej dokładnie. I to „mniej dokładnie” albo wystarczająco dobrze a nie perfekcyjnie, w wielu przypadkach okazuje się najważniejsze w efektywności. Na przykład, kiedy mamy przygotować prezentację, często wystarczą slajdy z prostą grafiką, ale jedna z dziesięć prezentacji wymaga, by każdy slajd był dopracowany w najdrobniejszych szczegółach. I my doskonale wiemy, który slajd prezentacji ma być perfekcyjny, a który wystarczy zrobić na 90, 80 czy 70 procent.

4. Prokrastynacja to jeden z wrogów efektywności

Jeżeli jakąś rzecz odwlekam w nieskończoność, to dlaczego to robię? Prawdopodobnie dlatego, iż mogę to robić, bo nie odczuwam konsekwencji tego. Nie ma np. deadlineu, a choćby jeżeli on jest, to nie ma konsekwencji, iż ten termin przesunę. Jak pokazują badania większą skłonność do niej mają osoby pracowita, odpowiedzialna i z wyobraźnią. Chociaż przygotowanie konferencji było dla niej absolutnym priorytetem, największym wydarzeniem zaplanowanym w jej kalendarzu w całym roku, to każdego kolejnego dnia pracy znajdowała niezliczone preteksty, żeby jeszcze nie zabierać się za organizowanie konferencji. Mam tyle dzisiaj pilnych spraw na głowie, iż nie zdążę się tym zająć. Muszę mieć cały spokojny dzień, żeby się tym zająć: Teraz czas na zadanie sobie kilku trudnych pytań: Jakie trudne złożone zadania odkładam w nieskończoność? Jakie to rodzi dla mnie konsekwencje podczas odkładania (czyli teraz)? Jakie to może rodzić dla mnie konsekwencje w przyszłości?
Dać sobie świadomy wybór: iż rezygnuję z wykonania tego zadania albo się zmobilizować.

5. Mobilizacja polega na wyznaczeniu sobie terminu wykonania zadania

Konieczne jest też określenie konsekwencji, jakie możemy ponieść, o ile tego nie zrobimy. Warto wziąć pod uwagę te krótkoterminowe i długoterminowe konsekwencje, które mogą nas dotknąć choćby za parę lat. I jeżeli jest to sprawa prywatna, nadajmy jej rangę zawodowej. – Bez tego wyjdzie na to, iż to nie my zarządzamy swoim życiem, ale nim zarządzają. I to też jest istotny punkt, który należałoby podkreślić – uważa WS. Deadline w spawach kontra sprawy prywatne – o ile je postawimy na dwóch szalach wagi, to zwykle wygra ta służbowa. Ta rzecz która powoduje, iż jednak zajmiemy się prywatną kosztem zawodowej to te, które mają swój deadline: długo wyczekiwana wizyta u lekarza czy sprawa w sądzie.

6. System wartości wspiera nasze decyzje

Mamy zależność, która polega na tym, iż im bardziej spójny jest nasz system wartości, tym lepsze i szybsze podejmujemy decyzje. I nie ma on tak naprawdę wiele wspólnego z produktywnością. Bo o ile dla kogoś jednym z nadrzędnych wartości jest czas dla siebie, albo ktoś uwielbia wędkarstwo, to czas spędzony niespiesznie nad rzeką będzie czasem spędzonym w sposób wartościowy, efektywnie, a nie zmarnowanym. Tylko trzeba to w sobie rozpoznać i nie robić sobie wyrzutów z tego powodu. Ważne jest więc, żeby mieć świadomość, jaki nasz system wartości jest? Na czym mi zależy? Bo o ile ja to wiem, jest to dla mnie klarowne, to wtedy łatwiej mi jest podejmować decyzje choćby pod presją czasu i w stresie. Na czym mi zależy? Jakie są moje 3 nadrzędne wartości?

7. Robienie rzeczy na zapas

Ta zasada sprawdza się, kiedy jesteśmy pod większą presją czasu, czyli z większym wyprzedzeniem, by w momencie kumulacji mieć już pewną nadwyżkę. Dzięki temu nie dopuścimy do sytuacji, iż kiedy gonią nas terminy, istotną rzecz będziemy robili w pośpiechu i nie damy sobie szansy, by wykonać ją perfekcyjnie tylko na 70 proc. Więc do naszego kalendarza dopiszmy zadania, które zrobimy z wyprzedzeniem.

Źródło: Artykuł powstał na podstawie książki”Efektywność osobista 4×4. Holistyczny poradnik jak być skutecznym w życiu i biznesie” autor Siegel Wiktor, Wyd. MT Biznes 2021.

Za tydzień opublikujemy ćwiczenia wspierające rozwijanie efektywności osobistej.