Nadmierne wydatki czekają na nieostrożnych podczas zarządzania heterogenicznymi środowiskami IT obejmującymi oprogramowanie lokalne, aplikacje w chmurze i oprogramowanie jako usługę (SaaS), choćby gdy zarządzanie zasobami systemu (SAM)) nieustannie się dostosowuje, wykraczając poza zwykłe audyty zapasów.
Według Kumaravela Ramakrishnana, Zarządzanie usługami informatycznymi (ITSM) dyrektor ds. marketingu w ManageEngine, firmie opracowującej różnorodne oferty zarządzania IT, uważa, iż SAM pozostaje „szarą strefą”, której rozwiązanie wymaga specjalistycznej wiedzy, choćby jeżeli wyizolowane SAM sprzed kilku lat coraz bardziej integruje się z kontekstowymi narzędziami do zarządzania usługami i narzędziami do zarządzania usługami przedsiębiorstwa.
SAM jest często używany lokalnie w celu ulepszenia monitorowania w czasie rzeczywistym wdrożeń oprogramowania, wykorzystania licencji i statusu zgodności. Oferuje sposób na przenoszenie informacji z usług, które wcześniej nie były dostępne, do narzędzi zapewniających zarządzanie zmianami lub konfiguracją. Monitorowanie wykorzystania systemu dzięki narzędzia SAM pomaga obniżyć koszty poprzez śledzenie licencjonowania i wykorzystania oprogramowania.
„To przekroczyło tradycyjne zarządzanie licencjami na miejscu w kierunku zarządzania aplikacjami SaaS, w których występują bardzo unikalne modele licencjonowania i wyzwania”, mówi Ramakrishnan.
W idealnym przypadku subskrypcje SaaS powinny być zarządzane poprzez ocenę funkcjonalności, której ludzie potrzebują do wykonywania swojej pracy. Narzędzia, które zarządzają subskrypcjami SaaS, powinny być w stanie zarządzać wszystkimi produktami SaaS i dodatkowymi funkcjami, których organizacja używa w jednym miejscu, z automatycznymi przepływami pracy w celu wsparcia zatwierdzania licencji, zakupów, wdrażania, uzgadniania lub kontroli zgodności.
„Dzięki temu zmniejsza się konieczność manualnej interwencji i błędów ludzkich, a Ty zyskujesz lepszy poziom zarządzania, śledzenia i rządzenia” — mówi Ramakrishnan.Narzędzia SAM może wdrożyć zautomatyzowane procesy przechodzenia na emeryturę i wycofywania ze służby, dzięki czemu gdy pracownik opuszcza organizację, istnieje zestaw procesów, które są automatycznie kaskadowane”.
Już środowiska hybrydowe i heterogeniczne uczynić krajobraz „trochę skomplikowanym”, a proces lub praktyka mogą pomóc „bardzo niewiele” w tym względzie, mówi, dodając: „Które produkty są licencjonowane z chmury? Które działają jako instalacje we własnym środowisku firmy z własnymi licencjami? Często nie jest jasne, które są lokalne, które są w chmurze, a które istnieją w jednej lub więcej formach”.
Ramakrishnan podkreśla również znaczenie śledzenia usług subskrypcyjnych działających w korporacyjnej infrastrukturze IT, które nie są oparte na użytkownikach. „W dużym stopniu te [areas] stały się złożone i różnorodne”, mówi. „Jeśli masz odpowiednie narzędzia, powinieneś być w stanie wdrożyć sztuczną inteligencję [artificial intelligence].”
Jak podejść do SAM
Eric Helmer, dyrektor ds. technologii (CTO) w firmie Rimini Street, dostawcy usług, twierdzi, iż unikanie nadmiernych wydatków na SAM opiera się na zapewnieniu, iż zmiany odpowiadają pożądanym wynikom biznesowym. Z kolei wszelkie poszukiwane wskazówki powinny dotyczyć konkretnych przypadków użycia.
„Wielu dostawców zachęca do jak największej zmiany, być może przenosząc zasoby systemu lokalnego i wdrażając je ponownie jako SaaS” — mówi. „Wtedy zdajesz sobie sprawę, iż zabrałeś ze sobą tylko rok danych, a przez cały czas masz 20 lat danych w starym systemie. To może całkowicie wymknąć się spod kontroli”.
Czy polegasz na tradycyjnym modelu zakupu aktywów, amortyzując te aktywa przez cały okres ich użytkowania, a następnie wycofując je z eksploatacji w ramach jakiejś polityki? Co się stanie z tymi aktywami, gdy lub jeżeli przejdziesz na model leasingu? Co się stanie z wydatkami operacyjnymi w porównaniu z wydatkami kapitałowymi? Co z implikacjami podatkowymi, lokalizacją danych i kwestiami zgodności we wdrożeniach oprogramowania?
„Jest wiele kwestii do rozważenia” — mówi Helmer. „Ludzie szukają agnostycznych porad, ale duzi integratorzy systemów i konglomeraty często są zainteresowani większymi projektami, których możesz nie potrzebować ani nie chcieć”.
Zacznij od istniejących aktywów. Czy wyniki Twojej firmy można osiągnąć przy użyciu oprogramowania, które masz dzisiaj? Być może nie potrzebujesz rocznych zakłóceń o wartości 50 mln USD. Być może nie musisz wdrażać dużego pakietu, który będzie przez cały czas generował koszty wsparcia i konserwacji. Umożliwienie działalności może nie wymagać nowej implementacji ani zakupu, ponieważ organizacje mogą nie zdawać sobie sprawy z pełnych możliwości lub potencjału aktywów, które już posiadają.
„Wiele osób korzysta tylko z ułamka funkcji lub funkcjonalności, do których mają prawo i które zakupili” — mówi Helmer. „Oracle i SAP [offer] „jedne z najbardziej rozszerzalnych i konfigurowalnych pakietów systemu na świecie”.
Helmer wskazuje na Przejęcie VMware-Broadcom jako przykład tego, jak uzależnienie od dostawcy może zmusić organizacje do droższych subskrypcji. Pojedynczy dostawca może oferować tradycyjne „jedno gardło do uduszenia”, gdy coś pójdzie nie tak, ale brak elastyczności lub zwinności może okazać się bardziej kosztowny.
„Gartner nazywa to strategią kompozycyjną” — mówi Helmer. „Opcje, które są dostępne, oznaczają, iż można znaleźć rozwiązania najlepiej dopasowane. Wiele osób przenosi dział HR do Workday lub dział zarządzania relacjami z klientami do Salesforce”.
Zrozum swoje cele
Analitycy Gartnera Jaswant Kalay i Yolanda Harris zgadzają się, iż potrzeba wystarczającej ilości przemyśleń i planowania, aby ograniczyć potencjalne nadmierne wydatki. Pomimo ewolucji narzędzi SAM, może być błędem zakładać, iż mogą one działać „od razu”, integrując się bezproblemowo lub wymagając niewielkiej manualnej interwencji.
Zrozum swoje krótkoterminowe, średnioterminowe i długoterminowe cele – czego oczekujesz od narzędzi SAM w kontekście analizy biznesowej oraz kiedy ręczna praca nie jest już możliwa do utrzymania ze względu na rosnącą złożoność stosu systemu – podkreślają.
„Organizacje mogą przeceniać możliwości narzędzi SAM” – ostrzegają analitycy. „Opracuj jasne i ukierunkowane przypadki użycia. Weź pod uwagę dane wejściowe wymagane do efektywnego działania narzędzi SAM oraz potrzeby biznesowe, które dane SAM mają spełniać”.
Zidentyfikuj kilku dostawców, potencjalne typy narzędzi lub integracje danych i przeanalizuj różnice między nimi, a także wszelkie zmiany w modelach dostarczania z lokalnego na SaaS w porównaniu z własną podróżą organizacji do chmury, aby zapewnić dopasowanie nie tylko dzisiaj, ale i w przyszłości — i nie polegaj w tej kwestii wyłącznie na zapewnieniach marketingowych dostawców.
Zaangażowani interesariusze powinni pochodzić z całej organizacji, wykraczając poza IT, sourcing i zamówienia, w kierunku bezpieczeństwa, architektury przedsiębiorstwa, finansów, ryzyka i dalej. Zwróć szczególną uwagę na wymagania interesariuszy, w tym ich bieżące wyzwania, i komunikuj wiarygodne korzyści SAM dla wszystkich działu lub departamentu.
Twierdzenia muszą być realistyczne i możliwe do osiągnięcia, m.in. dlatego, iż zapewnienie sukcesu narzędzia SAM może wymagać konkretnych danych od poszczególnych interesariuszy, a przypadki użycia należy traktować priorytetowo, przeprowadzając szczegółowe wersje demonstracyjne lub dowody koncepcji – dodają.
Steve Ponting, dyrektor Software AG, zauważa, iż większość firm rozszerzyła swój stos technologiczny, często kończąc z redundancjami lub nakładającymi się technologiami. „Odkryliśmy, iż między pandemią Covid a rokiem 2023 liczba aplikacji SaaS wzrosła do około 1061 aplikacji w przedsiębiorstwie. To spowoduje ogromne problemy z interoperacyjnością, bezpieczeństwem i danymi” — mówi.
Osiągnięcie widoczności i kontroli nad tym wszystkim oznacza wyjście poza monitorowanie i zarządzanie aplikacjami. Kto finansuje co? Czy scentralizowane zakupy lub zamówienia przez marketing dodają aplikacje, aby rozwiązać konkretny problem? Co z cieniem IT, którego użycie może nie być nigdzie formalnie udokumentowane ani przez nikogo?
„Możesz skończyć z odizolowanymi funkcjami w każdym regionie geograficznym” — mówi Ponting. „Wtedy nie korzystasz również z ekonomii skali. jeżeli masz sześć różnych aplikacji, jak zacząć gromadzić wszystkie te dane razem, ustrukturyzować wszystkie te dane, usunąć duplikaty? To chaos.
„Odpowiedź nie będzie brzmiała: „po prostu przenieś wszystko do chmury”. Może to mieć sens tylko w przypadku potrzeby elastyczności w czasie, biorąc pod uwagę również opłaty za przesył danych. Tymczasem outsourcing infrastruktury niesie ze sobą własne ryzyko, podobnie jak Błąd aktualizacji CrowdStrike dla organizacji opartych na systemie Windows na całym świecie 19 lipca.
Pomyśl o krytycznych usługach biznesowych, co generuje przychody, jak może to być dotknięte przez zakłócenia lub awarie i jakie są podstawowe systemy w związku z tym. Optimal SAM pomaga Ci pracować wstecz z tego, co masz, rysując bardziej szczegółowy obraz dla „strategicznego zarządzania portfelem” i przynosząc dalsze możliwości optymalizacji kosztów.
„Chcemy móc się modernizować i korzystać z nowych możliwości” – mówi Ponting.
Złożoność może być dana
Simon Morris, wiceprezes ds. doradztwa w zakresie rozwiązań w ServiceNow, podkreśla, iż w przypadku środowisk heterogenicznych „prawdziwym pytaniem” jest to, jak zarządzać złożonością. „Zawsze będziemy musieli działać przy użyciu starszego zestawu narzędzi lokalnych. A powszechne duże modele językowe [LLMs] może być zaporowe [to implement] „również w chmurze” – mówi.
Morris zaleca „platformę platform”, łączącą i zarządzającą różnorodnością danych i źródeł, ułatwiającą widoczność wykraczającą poza inwentaryzację aktywów lub „budowanie dużej bazy danych”.
„Podejmij działania na podstawie danych, obniż koszty i zwiększ doświadczenie. Fragmentacja jest zła dla osób próbujących wykonać pracę” — mówi. „Wynieś dane z silosów, aby móc je adekwatnie wykorzystać”.
Po nieruchomościach i ludziach, to aktywa wpływają na koszty i kształt bilansów, dlatego tak ważne jest, aby zacząć od rozważenia pożądanych rezultatów biznesowych, a następnie przejść do przygotowania ludzi na zmiany i tworzenia „mądrzejszych partnerstw”.
„Jeśli zaczniesz od technologii i kupisz rozwiązanie, nigdy nie osiągniesz znaczącej transformacji biznesowej” – ostrzega Morris.
To powiedziawszy, nadmierne wydatki mogą być odkryte wszędzie, nie tylko w takich obszarach jak licencjonowanie lub przesyłanie danych, w tym nadmierne kupowanie technologii, kupowanie, gdy można ponownie wykorzystać, lub kupowanie zbyt wcześnie. Unikanie nadmiernych wydatków na SAM oznacza uwzględnienie kwestii dotyczących całego cyklu życia IT i pracowników.
„Pierwszą stratą jest to, iż ludzie szukają wyników biznesowych i czekają na dostarczenie oprogramowania, a nie są w stanie osiągnąć rezultatu” — mówi Morris. „Szansa tkwi w przepływie gotówki i rozwiązywaniu problemów, aby ludzie byli szybciej produktywni”.
Steve Schmidt, wiceprezes ds. zarządzania produktami w firmie Flexera, która niedawno przejęła Snow Software, firmę zajmującą się zarządzaniem aktywami, zgadza się, iż ogólnie rzecz biorąc brakuje widoczności zasobów IT. „Nawet wśród zespołów, które nad tym pracują, wiele twierdzi, iż nie mają pełnej widoczności” — mówi.
Flexera przeprowadziła ankietę wśród zaawansowanych specjalistów ITAM, którzy uważają, iż 20–30% wydatków jest marnowane – dodaje – w tym obciążenia programowe o dużej wartości, które w tej chwili znajdują się w chmurze – historycznie niewidoczny obszar zespołów FinOps i SAM.
Wybierz obszary o najwyższych wydatkach lub możliwościach i myśl w kategoriach warstw – o swojej widoczności, a następnie powiązanych spostrzeżeniach dotyczących optymalizacji, na których można budować i które można wykorzystać. Nie zapomnij również o bezpieczeństwie i zarządzaniu finansami, jeżeli chodzi o potencjał optymalizacji kosztów SAM, radzi Schmidt.
Eksperci, z którymi rozmawiał Computer Weekly, jasno wskazują, iż metryki dotyczące wykorzystania SaaS są najważniejsze dla zarządzania kosztami. Według Kalay i Harrisa z Gartnera, może być aż 25% marnotrawstwa SaaS, jeżeli chodzi o niewykorzystane subskrypcje.
Dane Gartnera pokazują, iż wydatki na SaaS rosną o 15% rocznie. Zarządzanie potencjalnymi stratami SaaS wymaga dobrego zrozumienia systemu i korzystania z SaaS przez różnych interesariuszy w organizacji. Wszystko to jest częścią procesu SAM, który jest regularnie aktualizowany, aby uwzględnić zmiany w korzystaniu z systemu i SaaS w czasie, pomagając organizacjom maksymalizować wartość licencji systemu i opłat SaaS.
