Dokumentowanie opieki farmaceutycznej w aptece – od czego zacząć?

Dokumentowanie opieki farmaceutycznej jest wymogiem prawnym, narzuconym na farmaceutę sprawującego opiekę farmaceutyczną. RODO wprowadza liczne wymogi w zakresie przetwarzania danych wrażliwych a czuwanie nad ich prawidłowym przechowywaniem leży w obowiązkach podmiotu prowadzącego aptekę. Sumienne stosowanie się do zasad RODO w zakresie dokumentacji farmaceutycznej jest konieczne, ze względu na przetwarzanie w aptece szczególnej kategorii danych osobowych w zakresie zdrowia[1].

Nieudokumentowana opieka farmaceutyczna nie jest świadczeniem zdrowotnym

W myśl obowiązujących przepisów, dokumentowanie opieki farmaceutycznej nie jest wymaganie w ściśle określony sposób ale jest bezwzględnie konieczne. Według definicji z ustawy o zawodzie farmaceuty;

„Art. 4. 2. Opieka farmaceutyczna to świadczenie zdrowotne w rozumieniu art. 5 pkt 40 ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (Dz. U. z 2020 r. poz. 1398, z późn. zm.4), udzielane przez farmaceutę i stanowiące dokumentowany proces, w którym farmaceuta, współpracując z pacjentem i lekarzem prowadzącym leczenie pacjenta, a w razie potrzeby z przedstawicielami innych zawodów medycznych, czuwa nad prawidłowym przebiegiem indywidualnej farmakoterapii[…].[2]”

Dane osobowe pacjentów mogą być przetwarzane zarówno w postaci papierowej: kartotek lub innych zbiorów ewidencyjnych lub dzięki systemów informatycznych. Przetwarzanie w wersji elektronicznej jest rekomendowaną strategią do przechowywania danych i przyszłością w zakresie wdrażania opieki farmaceutycznej jako świadczenie gwarantowanego.

Jakie informacje powinna zawierać dokumentacja OF?

Dokumentacja farmaceutyczna jest prowadzona, przechowywana i może być również udostępniana innym podmiotom leczniczym. Według rozdziału 7 ustawy o Prawach Pacjenta stanowi więc dokumentację medyczną i musi zawierać ściśle określoną grupę informacji dotyczącą pacjenta;

„Art. 25. 1. Dokumentacja medyczna zawiera co najmniej:

1) oznaczenie pacjenta, pozwalające na ustalenie jego tożsamości:

1. a) nazwisko i imię (imiona),
2. b) datę urodzenia,
3. c) oznaczenie płci,
4. d) adres miejsca zamieszkania,
5. e) numer PESEL, o ile został nadany, w przypadku noworodka – numer PESEL matki, a w przypadku osób, które nie mają nadanego numeru PESEL – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość,
6. f) w przypadku gdy pacjentem jest osoba małoletnia, całkowicie ubezwłasnowolniona lub niezdolna do świadomego wyrażenia zgody – nazwisko i imię (imiona) przedstawiciela ustawowego oraz adres jego miejsca zamieszkania;

2) oznaczenie podmiotu udzielającego świadczeń zdrowotnych ze wskazaniem komórki organizacyjnej, w której udzielono świadczeń zdrowotnych;

3) opis stanu zdrowia pacjenta lub udzielonych mu świadczeń zdrowotnych;

4) datę sporządzenia.”[3]

Opis stanu zdrowia oraz udzielonych mu świadczeń zdrowotnych jest sednem prowadzonej dokumentacji przez farmaceutę i stanowi główne źródło informacji o pacjencie w przypadku komunikacji z lekarzem i perspektywy dalszego prowadzenia leczenia.

Dokumentowanie opieki farmaceutycznej – jaką formę wybrać?

Podążając za trendem rozwoju i wymianą danych drogą elektroniczną rekomendowane jest aby również proces świadczonych usług w aptece był przechowywana i udostępniany drogą elektroniczną. Od 2021 ruszyło indeksowanie EDM, regulowane rozporządzeniem MZ w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania. Z rozporządzenia wyraźnie wynika, iż dokumentacja medyczna prowadzona powinna być w wersji elektronicznej[4].

Zastosowanie się do tej praktyki w zakresie usług opieki farmaceutycznej w aptece jest jedyną drogą do stworzenia współpracy z lekarzem prowadzącym pacjenta i innymi podmiotami stanowiącymi nad nim opiekę medyczną.

System IKP – droga apteki do komunikacji z lekarzem?

Według raportu MZ o opiece farmaceutycznej, rozszerzenie dobrze zakorzenionego już systemu IKP o moduły dotyczące opieki farmaceutycznej jest dobrym rozwiązaniem, ułatwiającym komunikacje pomiędzy placówkami zdrowia na poziomie apteka-przychodnia[5]. W obecnym formacie mamy już dostępną kartotekę „Karta Porady”, w gabinet.gov.pl, która umożliwia na wprowadzenie podstawowych danych ze świadczenia wykonanego w aptece. Rozszerzenie tego panelu na potrzeby OF wydaje się być bardzo dobrym rozwiązaniem dla aptek, ze względu na brak konieczności dokupowania dodatkowych programów informatycznych, które wymagałyby określonego wsparcia w zakresie bezpieczeństwa cyfrowego.

O czym jeszcze musimy pamiętać?

Wiemy już, iż dokumentacja OF to dokumentacja medyczna, więc również podlega znacznie dłuższemu przechowywaniu niż recepty:

„Art. 29. 1. Podmiot udzielający świadczeń zdrowotnych przechowuje dokumentację medyczną przez okres 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu[…]”.[3].

Autor: mgr farm. Aleksandra Kacierzewska

Bibliografia:

[1]. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE z dn. 27.04.16r.

[2] Ministerstwo Zdrowia. Ustawa o zawodzie farmaceuty z dn. 10.12.20r.

[3] Dziennik Ustaw. Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta z dn. 6.11.2008r.

[4] Ministerstwo Zdrowia. Obwieszczenie w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania z dn. 22.06.22r.

[5] Ministerstwo Zdrowia. Raport opieka farmaceutyczna. Kompleksowa analiza procesu wdrożenia