Dlaczego świetni specjaliści czasem brzmią, jakby nie byli pewni tego, co mówią?

Można mieć kilkanaście lat doświadczenia, doskonale znać swoją branżę i bez problemu odpowiadać na najtrudniejsze pytania, a mimo to podczas prezentacji, spotkania z zarządem czy rozmowy z klientem brzmieć tak, jakby samemu nie było się przekonanym do własnych słów. Problem nie zawsze leży w braku pewności siebie, choć właśnie tak najczęściej interpretuje go otoczenie. Czasami wystarczy, iż specjalista zaczyna mówić szybciej, ścisza głos pod koniec zdań, bierze zbyt mało powietrza, unika pauz albo używa intonacji, która bardziej przypomina pytanie niż stanowcze stwierdzenie. Słuchacz nie analizuje świadomie każdego z tych elementów, jednak odbiera ich sumę i na tej podstawie tworzy wrażenie, iż rozmówca nie jest do końca pewny tego, co mówi. To szczególnie ważne w biznesie, ponieważ wiedza ekspercka musi zostać nie tylko przekazana, ale również podana w taki sposób, aby odbiorca mógł ją spokojnie zrozumieć i uznać za wiarygodną.

Wiedza nie zawsze brzmi jak wiedza

Im więcej wiemy na dany temat, tym częściej dostrzegamy jego złożoność, wyjątki oraz sytuacje, w których prosta odpowiedź byłaby nieprecyzyjna. Paradoksalnie właśnie dlatego doświadczony specjalista może wypowiadać się ostrożniej niż osoba, która zna zagadnienie powierzchownie. Zamiast powiedzieć: „To rozwiązanie nie zadziała”, mówi: „Wydaje mi się, iż być może warto byłoby zastanowić się, czy w tej sytuacji to rozwiązanie na pewno będzie optymalne”. Merytorycznie obie wypowiedzi mogą prowadzić do podobnego wniosku, jednak ich siła jest zupełnie inna. Nie oznacza to, iż w biznesie należy mówić kategorycznie o sprawach, które wymagają zastrzeżeń. Warto natomiast oddzielić precyzję od językowej asekuracji. o ile czegoś nie wiemy, powiedzmy to jasno. o ile natomiast przedstawiamy wniosek wynikający z naszej wiedzy, nie osłabiajmy go kilkoma zwrotami zabezpieczającymi naraz. Zamiast mówić: „Wydaje mi się, iż chyba powinniśmy rozważyć zmianę strategii”, można powiedzieć: „Na podstawie tych wyników rekomenduję zmianę strategii”. jeżeli potrzebne jest zastrzeżenie, dodajmy je później i konkretnie wyjaśnijmy, z czego wynika.

Tempo, które odbiera wypowiedzi znaczenie

Szybkie mówienie bywa łączone z energią i sprawnością intelektualną, jednak istnieje granica, po której przekroczeniu tempo mowy zaczyna działać przeciwko mówiącemu. Kiedy specjalista próbuje w krótkim czasie przekazać bardzo dużo informacji, zdania zaczynają się ze sobą zlewać, ważne słowa przestają być wyróżniane. W konsekwencji słuchacz nie ma czasu, aby zrozumieć, co adekwatnie jest najważniejsze. jeżeli dodatkowo przyspieszenie pojawia się w stresującej sytuacji, może zostać odebrane jako zdenerwowanie albo próba jak najszybszego zakończenia wypowiedzi.

Zamiast zmuszać się do nienaturalnie wolnego mówienia, warto nauczyć się zmieniać tempo w zależności od znaczenia przekazywanej informacji. jeżeli podczas prezentacji mówisz: „Sprzedaż wzrosła o 18 procent, ale jednocześnie straciliśmy dwóch największych klientów”, właśnie przed słowem „ale” przyda się krótka pauza. Dzięki niej druga część zdania nie ginie w potoku informacji, a odbiorcy otrzymują sygnał, iż za chwilę usłyszą coś istotnego. Dobre tempo wypowiedzi nie oznacza więc jednostajnego spowolnienia, ale świadome pozostawianie słuchaczowi czasu tam, gdzie musi on przetworzyć istotną informację.

Jednym z częstych problemów osób, które zawodowo dużo mówią, jest rozpoczynanie zdania z odpowiednią siłą, a następnie stopniowe ściszanie głosu. Początek brzmi zdecydowanie, natomiast ostatnie słowa stają się ciche, niewyraźne i pozbawione energii. Może się tak dziać dlatego, iż mówiący planuje zbyt długie zdania, zaczyna wypowiedź bez odpowiedniego przygotowania oddechowego albo próbuje zmieścić zbyt wiele informacji na jednym wydechu. Warto sprawdzić to na prostym przykładzie. Powiedzmy na głos: „Po analizie wyników rekomenduję, żebyśmy wstrzymali projekt do czasu zakończenia testów”. jeżeli słowo „testów” jest znacznie cichsze niż początek zdania, problem może nie mieć nic wspólnego z brakiem zdecydowania, chociaż właśnie takie wrażenie może powstać u odbiorcy. Pomaga skracanie zdań, planowanie naturalnych miejsc na oddech oraz pilnowanie, aby najważniejsza informacja nie była wypowiadana wtedy, kiedy powietrza już brakuje.

Kiedy stwierdzenie zaczyna brzmieć jak pytanie

Na odbiór wypowiedzi wpływa również intonacja, czyli sposób, w jaki zmienia się wysokość naszego głosu. jeżeli pod koniec zdania oznajmującego regularnie podnosimy ton, wypowiedź może nabierać charakteru pytania albo sugestii wymagającej potwierdzenia. Zdanie „Powinniśmy przesunąć premierę produktu na wrzesień” może więc zabrzmieć jak konkretna rekomendacja albo jak propozycja, której autor czeka na zgodę innych, choć słowa pozostają dokładnie takie same.

Dobrym ćwiczeniem jest nagranie krótkiej wypowiedzi, którą rzeczywiście moglibyśmy wygłosić podczas spotkania, a następnie odsłuchanie jej bez oceniania barwy własnego głosu. Warto zwrócić uwagę przede wszystkim na to, co dzieje się z ostatnimi słowami zdań. jeżeli większość z nich wędruje intonacyjnie w górę, można ponownie nagrać tę samą wypowiedź, tym razem spokojnie domykając zdania oznajmujące. Nie chodzi o sztuczne obniżanie głosu, ale o dopasowanie melodii wypowiedzi do jej znaczenia.

Pauza nie świadczy o tym, iż nie wiesz, co powiedzieć

Wiele osób boi się ciszy podczas wystąpienia, ponieważ ma wrażenie, iż każda sekunda przerwy zostanie odebrana jako zagubienie. W efekcie pojawiają się „yyy”, „eee”, „tak naprawdę”, „generalnie”, „w zasadzie” oraz inne wypełniacze, które pozwalają uniknąć ciszy, ale jednocześnie mogą osłabiać przejrzystość wypowiedzi. Tymczasem krótka, świadoma pauza może działać dokładnie odwrotnie, ponieważ daje wrażenie, iż mówiący kontroluje tempo rozmowy i nie boi się pozostawić przestrzeni po ważnym zdaniu. o ile podczas spotkania pada trudne pytanie, nie trzeba rozpoczynać odpowiedzi w tej samej sekundzie. Zamiast mówić: „Yyy, więc tutaj tak naprawdę wydaje mi się, iż musimy przede wszystkim spojrzeć na dane”, można przez moment pomyśleć i powiedzieć: „Najpierw spójrzmy na dane. One pokazują dwie rzeczy”. Kilkusekundowe przygotowanie odpowiedzi zwykle jest mniej zauważalne dla słuchaczy niż seria słów, których jedyną funkcją jest wypełnienie ciszy.

Zbyt długie zdania odbierają pewność w mowie

Specjaliści mają szczególną skłonność do budowania rozbudowanych wypowiedzi, ponieważ chcą od razu uwzględnić wyjątki, kontekst, przyczyny i możliwe konsekwencje. Problem pojawia się wtedy, gdy jedno zdanie zawiera kilka głównych myśli, a mówiący w połowie zaczyna tracić kontrolę nad jego konstrukcją. Głos słabnie, tempo rośnie, pojawiają się dodatkowe wtrącenia, a zakończenie nie ma już takiej siły jak początek. Podczas rozmowy biznesowej warto stosować zasadę jednej głównej myśli na jeden fragment wypowiedzi. Zamiast rozpoczynać od: „Jeżeli spojrzymy na wyniki z ostatniego kwartału, które, jak państwo pamiętają, były częściowo związane ze zmianą cennika, ale również z sezonowością, której wcześniej nie uwzględnialiśmy w takim stopniu, to adekwatnie można byłoby powiedzieć, że…”, lepiej najpierw sformułować wniosek: „Wyniki ostatniego kwartału są słabsze. Główne przyczyny są dwie: zmiana cennika i sezonowość”. Dopiero później można rozwinąć oba punkty. Odbiorca od początku wie wtedy, dokąd prowadzi wypowiedź.

Głos pod wpływem stresu zachowuje się inaczej

Przed ważnym spotkaniem często koncentrujemy się na tym, żeby uspokoić myśli, zapominając, iż stres zmienia również sposób oddychania i pracę mięśni odpowiedzialnych za tworzenie głosu. Oddech staje się płytszy, okolice szyi i krtani mogą się napinać, a głos bywa wyższy, słabszy lub mniej stabilny. jeżeli do tego dochodzi szybkie tempo, po kilku minutach osoba mówiąca może mieć wrażenie, iż musi coraz mocniej „pchać” głos, aby utrzymać odpowiednią głośność. Przed wystąpieniem nie warto więc trenować wyłącznie pierwszych zdań w myślach. Lepiej powiedzieć je kilka razy na głos, ponieważ dopiero wtedy można sprawdzić, czy są wygodne oddechowo i czy nie zostały napisane w sposób, który dobrze wygląda na ekranie, ale źle brzmi podczas mówienia. jeżeli już pierwsze zdanie wymaga nabierania powietrza w przypadkowym miejscu, należy je uprościć. Tekst przeznaczony do wygłoszenia powinien być skonstruowany dla głosu, a nie tylko dla oka.

Jedną z pułapek jest świadome tworzenie zawodowej wersji własnego głosu. Niektórzy zaczynają mówić niżej, inni usztywniają artykulację, ograniczają naturalną gestykulację albo przyjmują ton, którego nigdy nie używają w zwykłej rozmowie. Efekt może być odwrotny od zamierzonego, ponieważ głos staje się monotonny, napięty i mniej naturalny. Profesjonalizm nie polega na tym, żeby mówić jak prezenter wiadomości, ale na tym, aby własnym głosem przekazywać informacje w sposób czytelny, spokojny i adekwatny do sytuacji. o ile podczas rozmowy z kolegą potrafimy ciekawie wyjaśnić skomplikowany problem, ale przed grupą zaczynamy mówić sztywno i jednostajnie, warto przyjrzeć się właśnie tej różnicy. Można nagrać dwie wersje tej samej historii: pierwszą tak, jakbyśmy tłumaczyli ją znajomej osobie, drugą tak, jak podczas oficjalnej prezentacji. jeżeli w drugiej wersji znikają naturalne akcenty, pauzy i zmiany intonacji, prawdopodobnie próbujemy odegrać profesjonalizm zamiast wykorzystać sposób mówienia, który już mamy.

Pewność wypowiedzi można ćwiczyć bez udawania pewności siebie

Praca nad sposobem mówienia nie powinna polegać na stworzeniu sztucznego, dominującego głosu ani na eliminowaniu każdej oznaki emocji. Celem jest sytuacja, w której forma nie przeszkadza wiedzy. W praktyce warto nagrywać krótkie, maksymalnie kilkuminutowe wypowiedzi dotyczące własnej specjalizacji i za każdym razem obserwować tylko jeden element. Najpierw można sprawdzić tempo, później końcówki zdań, następnie pauzy, oddech oraz intonację. Próba poprawienia wszystkiego jednocześnie zwykle prowadzi do nadmiernej kontroli, przez którą mówienie staje się jeszcze mniej naturalne.

Można zacząć od prostego zadania. Wybierzmy pytanie, które często słyszymy w pracy, i odpowiedzmy na nie przez minutę bez wcześniejszego przygotowania. Po odsłuchaniu nagrania warto sprawdzić, czy najważniejszy wniosek pojawił się odpowiednio wcześnie, czy nie poprzedziliśmy go serią asekuracyjnych zwrotów, czy mieliśmy wystarczająco dużo powietrza na końcu zdań oraz czy zostawialiśmy sobie miejsce na krótkie pauzy. Dopiero później nagrajmy odpowiedź ponownie. Różnica często okazuje się większa, niż można byłoby osiągnąć przez samo polecenie sobie: „mów pewniej”.

Świetny specjalista nie musi brzmieć dominująco, mieć niskiego głosu ani mówić bez chwili zawahania. Powinien jednak potrafić przekazać swoją wiedzę tak, aby sposób mówienia nie podważał znaczenia wypowiadanych słów. Kiedy tempo, oddech, intonacja i konstrukcja zdań zaczynają współpracować z treścią, odbiorca może skupić się na tym, co naprawdę najważniejsze, czyli na kompetencjach osoby, której słucha.

Karolina Spałek

Logopeda, neurologopeda, Instruktor Metody Butejki, trener emisji głosu. Od 2014 roku prowadzi w Tarnowskich Górach gabinety terapeutyczne, gdzie wspólnie z zespołem specjalistów osiąga sukcesy w terapii niemowląt, dzieci, młodzieży i dorosłych. Zajmuje się również szkoleniem logopedów, terapeutów i nauczycieli na terenie całej Polski.