W takich realiach zgodność z przepisami staje się jednym z kluczowych elementów prowadzenia działalności.
Wzrost liczby inspekcji ZUS – statystyki pokazują wyraźną zmianę
Z roku na rok rośnie skala prowadzonych kontroli. Po dwóch latach stabilizacji na poziomie blisko 27 tysięcy inspekcji, kolejny rok przyniósł wyraźne zwiększenie liczby działań kontrolnych – powyżej 29,5 tysiąca. Dane z dłuższego okresu wskazują, iż dynamika wzrostu w ostatnich pięciu latach wynosiła średnio 25 procent rocznie.
Jeszcze bardziej znacząca okazuje się skuteczność tych inspekcji. Wykryto ponad 27 tysięcy przypadków naruszeń, co oznacza niemal trzykrotny wzrost względem wcześniejszych lat. Odsetek kontroli zakończonych wskazaniem nieprawidłowości przekroczył 90 procent, podczas gdy kilka lat temu wynosił ok. 75 procent. To jednoznacznie pokazuje, jak precyzyjnie typowane są podmioty do weryfikacji.
Kontrole ZUS oparte na analizie ryzyka – fundament nowoczesnego nadzoru
Zmiany w systemie kontroli wynikają przede wszystkim z podejścia opartego na analizie ryzyka. Inspektorzy, planując działania, biorą pod uwagę dane historyczne, powtarzające się schematy błędów oraz modele predykcyjne. Dzięki temu mogą kierować swoje działania tam, gdzie prawdopodobieństwo nieprawidłowości jest największe.
To właśnie zaawansowana analityka sprawiła, iż kontrole stały się tak celne. Inspektorzy przychodzą do firm z przygotowaną listą obszarów problemowych i precyzyjnym zestawem kwestii do zbadania. Efektem jest rosnąca skuteczność działań i krótszy czas inspekcji.
Branże szczególnie często poddawane kontroli – edukacja i handel detaliczny
Z analizy danych wynika, iż najbardziej narażone na kontrole są przedsiębiorstwa z sektora edukacyjnego oraz handlu detalicznego, z pominięciem sprzedaży pojazdów. Przeciętnie na jednego kontrolowanego pracodawcę przypadało od 60 do 100 ubezpieczonych, a w ostatnim badanym roku około 68 osób.
W 2021 roku sytuacja wyglądała inaczej – inspekcje najczęściej obejmowały firmy z szerszego sektora handlu hurtowego i detalicznego. Branże te są szczególnie narażone na nieprawidłowości, ponieważ cechują się dużą rotacją pracowników oraz częstym stosowaniem umów cywilnoprawnych.
Które firmy są najczęściej kontrolowane? Dominują najmniejsze podmioty
Statystyki pokazują, iż wzmożone kontrole dotyczą przede wszystkim mikro- i małych firm – stanowią one blisko trzy czwarte wszystkich inspekcji. Kolejne 20 procent przypada na przedsiębiorstwa średniej wielkości, natomiast duże podmioty to mniej niż 5 procent przypadków.
Taki rozkład nie powinien dziwić. Najmniejsze firmy często nie posiadają rozbudowanych komórek kadrowych, co zwiększa prawdopodobieństwo popełniania błędów. To właśnie w nich najczęściej stwierdzane są nieprawidłowości związane z dokumentacją ubezpieczeniową, rozliczeniami czy zgłoszeniami pracowników.
Krótsze, ale bardziej wymagające kontrole ZUS
Czas trwania inspekcji pozostaje stosunkowo krótki – około siedmiu dni kalendarzowych. Jedynie w roku pandemicznym wynosił on średnio pięć dni, jednak było to związane z ograniczeniami organizacyjnymi.
Kluczem do skrócenia czasu inspekcji jest dogłębne przygotowanie inspektorów jeszcze przed wejściem do firmy. Analiza licznych danych pozwala im wskazać najbardziej ryzykowne obszary, co sprawia, iż sama kontrola przebiega szybciej, ale nie traci na szczegółowości.
Nowoczesne narzędzia weryfikacji – także internet i media społecznościowe
Jednym z najbardziej zauważalnych trendów jest wykorzystywanie przez inspektorów danych spoza tradycyjnych rejestrów. Obejmuje to m.in. serwisy z ogłoszeniami o pracę oraz media społecznościowe. Publikowane tam informacje mogą ujawniać formy współpracy, praktyki wynagradzania czy strukturę zatrudnienia, które wymagają weryfikacji.
Jak wyjaśnia Anna Szczepska, senior menedżer w departamencie outsourcingu Grand Thornton: – ZUS coraz częściej wykorzystuje dane z wielu źródeł – w tym z portali z ofertami pracy czy mediów społecznościowych – by typować podmioty do weryfikacji. Najczęściej kontrolowane obszary to: umowy cywilnoprawne, podróże służbowe, oddelegowania oraz świadczenia pozapłacowe [...] Zmiana strategii ZUS – z kontroli losowych na analityczne i celowane – wymaga od pracodawców znacznie większej dbałości o zgodność procesów kadrowo-płacowych z przepisami. Regularne audyty wewnętrzne stają się kluczowym narzędziem minimalizującym ryzyko korekt, sankcji oraz utraty zaufania ze strony pracowników i współpracowników.
Najczęstsze obszary nieprawidłowości – co wykrywa ZUS?
Powtarzające się problemy obejmują głównie:
- nieprawidłowe stosowanie umów cywilnoprawnych,
- błędy w rozliczaniu podróży służbowych,
- błędne oddelegowania krajowe i zagraniczne,
- niewłaściwe rozliczanie świadczeń pozapłacowych,
- uchybienia w zgłaszaniu i wyrejestrowywaniu pracowników,
- nieścisłości w rozliczeniach współpracy z osobami fizycznymi.
To właśnie te obszary generują największą liczbę korekt i najczęściej prowadzą do obowiązku dopłaty składek.
Eksperci ostrzegają – firmy muszą zmienić podejście do kontroli
Łukasz Boszko, doradca podatkowy i menedżer w Grand Thornton, podkreśla: – Przedsiębiorcy powinni traktować kontrole ZUS nie jako incydentalne zdarzenie, ale jako realne ryzyko operacyjne, wymagające wdrożenia procedur zgodności, przeglądu dokumentacji kadrowo-płacowej oraz weryfikacji modeli współpracy z osobami fizycznymi. W przeciwnym razie mogą zostać narażeni nie tylko na obowiązek zapłaty zaległych składek, ale również na istotne konsekwencje finansowe.
Wnioski dla przedsiębiorców – konieczność stałej kontroli wewnętrznej
Wobec intensywnego rozwoju nadzoru przedsiębiorstwa muszą wprowadzać regularne audyty i stale monitorować zgodność procesów kadrowo-płacowych z przepisami. Tylko takie działania pozwalają ograniczyć ryzyko kosztownych błędów oraz zachować stabilność działalności.
