Automatyzacja w placówce medycznej. Od czego zacząć?

Codzienna praca w przychodni czy gabinecie lekarskim to nie tylko leczenie pacjentów. Na placówkę medyczną trzeba również patrzeć w kontekście biznesowym – to firma działająca dokładnie tak, jak wszystkie inne. A zatem kluczem do jej adekwatnego funkcjonowania jest nie tylko jakość świadczonych usług medycznych, ale również automatyzacja tych procesów, które można usprawnić dzięki rozwojowi technologii. I choć mogłoby się wydawać, iż służba zdrowia nie jest tym sektorem, który można z powodzeniem automatyzować, to w praktyce okazuje się, iż w gabinetach lekarskich jest naprawdę wiele obszarów, które już dziś można wykonywać bez udziału człowieka albo z minimalnym zaangażowaniem pracowników placówki medycznej.

Z tego artykułu dowiesz się, jak usprawnić procesy w swojej klinice dzięki narzędziom i automatyzacji.

Rejestracja pacjentów

Zapewne już wiele razy słyszałeś to, iż rejestracja jest sercem placówki medycznej. To właśnie tam zaczyna się i kończy kontakt pacjenta z przychodnią. Rejestracja jest więc pierwszym punktem styku, który decyduje o pierwszym wrażeniu, jakości obsługi i płynności całego procesu wizyty. jeżeli rejestracja działa sprawnie, wszystko inne może funkcjonować bez zakłóceń. jeżeli natomiast się „zatyka”, skutki odczuwają zarówno pacjenci, jak i lekarze.

W średniej wielkości przychodni (np. 5-10 lekarzy, kilka gabinetów) rejestracja potrafi odebrać od 150 do 300 telefonów dziennie. W godzinach szczytu linia bywa zajęta non stop, a każda rozmowa to dodatkowy czas, który można byłoby zaoszczędzić dzięki automatyzacji, np. wprowadzeniu e-rejestracji online i automatycznych przypomnień o wizytach.

W eGabinet masz możliwość zautomatyzowania procesu rejestracji na 2 sposoby. Jednym z nich jest Gabi: głosowa asystentka AI do potwierdzania i umawiania wizyt. Drugim jest eRejestracja, czyli nowoczesny system rezerwacji online. Wystarczy umieścić widget eRejestracji na stronie internetowej placówki, aby pacjenci mogli samodzielnie:

• wybrać lekarza, termin i typ wizyty,
  
• zapisać się na wizytę o dowolnej porze, także poza godzinami pracy rejestracji,
  
• otrzymać automatyczne potwierdzenie i przypomnienie o terminie.
  

Co więcej, link do eRejestracji możesz również umieścić w swoich mediach społecznościowych, np. na Facebooku czy Instagramie. To rozwiązanie w szczególności sprawdza się w gabinetach medycyny estetycznej, fizjoterapii czy stomatologii, gdzie wielu pacjentów decyduje się na wizytę właśnie po zobaczeniu postu lub reklamy w social mediach.

Na jakie rezultaty mogą liczyć placówki medyczne po wdrożeniu automatyzacji rejestracji?

Dzięki tym funkcjom udaje się zautomatyzować choćby do 80% pracy rejestracji. W ten sposób ogranicza się liczbę połączeń, eliminuje błędy w umawianiu wizyt i zapewnia pacjentom wygodny, nowoczesny sposób kontaktu z placówką.

Prowadzenie Elektronicznej Dokumentacji Medycznej

Nie od dziś wiadomo, iż lekarz w trakcie standardowej wizyty spędza prawie 50% czasu w wypełnianiu elektronicznej dokumentacji medycznej. I właśnie w tym miejscu automatyzacja potrafi diametralnie zmienić sposób pracy lekarza.

Jakie rozwiązania można zastosować, by odciążyć lekarza z pracy administracyjnej?

Szablony wizyt i dokumentów

Istotny jest wybór odpowiedniego oprogramowania, który pozwala wgrać i pracować na gotowych szablonach dla różnych typów konsultacji, np. wizyty kontrolnej, zabiegu, konsultacji pierwszorazowej czy teleporady. Dzięki temu lekarz lub specjalista nie musi za każdym razem wypełniać dokumentacji od zera: wystarczy tylko wybrać odpowiedni szablon i uzupełnić go o dane/informacje pacjenta.

Automatyczne uzupełnianie danych pacjenta

Bardzo pomocne jest też to, gdy system, na którym pracuje lekarz, sam wczytywał dane o pacjencie z wcześniejszych wizyt bazując na historii choroby, przyjmowanych lekach, alergiach czy wcześniejszych zaleceniach.

Wystawianie e-Recept, e-Skierowań i e-Zwolnień

W kontekście automatyzacji EDM, warto też wspomnieć o możliwości wystawiania dokumentów bezpośrednio z poziomu karty wizyty, bez konieczności przeklikiwania się przez różne narzędzia i rozwiązania. System automatycznie zapisuje i archiwizuje wszystko w EDM, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Magazyn i stała kontrola nad stanami magazynowymi

Wiele osób nie kojarzy magazynu z automatyzacją, ale w praktyce to właśnie tam często kryje się sporo niewidocznych strat. manualne prowadzenie stanów magazynowych, spisywanie dostaw, kontrola dat ważności czy manualne uzupełnianie arkuszy Excel potrafią pochłaniać godziny pracy personelu administracyjnego. Każdy błąd, np. pomylenie numeru partii czy brak informacji o kończących się produktach może z kolei skutkować przestojem w pracy lub niepotrzebnym nadmiarem zapasów.

Dlatego automatyzacja magazynu to kolejny istotny krok w stronę nowoczesnej i dobrze zorganizowanej placówki medycznej.

W eGabinet powstał specjalny moduł magazynu, który upraszcza i automatyzuje zarządzanie zapasami.

Jak działa moduł magazynu w eGabinet?

• Możesz też ustawić progi minimalne, aby system sam przypominał, kiedy należy złożyć nowe zamówienie.
• Dzięki integracji ze skanerem kodów EAN, wystarczy zeskanować produkt, aby system automatycznie dodał go do stanów magazynowych i przypisał odpowiedni numer partii, datę ważności oraz dostawcę.
• System automatycznie monitoruje poziomy zapasów i informuje, gdy któryś z produktów się kończy lub zbliża do terminu ważności.

Podsumowanie

Nowoczesna placówka medyczna to taka, która działa mądrzej, szybciej i sprawniej, bo wykorzystuje technologię tam, gdzie może ona realnie odciążyć zespół. Automatyzacja procesów administracyjnych, rozbudowane narzędzia do obsługi pacjentów i dobrze zorganizowany obieg informacji pozwalają nie tylko oszczędzać czas, ale też podnosić jakość usług. To sposób na lepsze zarządzanie placówką i budowanie doświadczenia pacjenta na najwyższym poziomie.